Un POS cloud è un software di cassa che gira su server remoti. Il personale lo apre in un browser o in un'app, e ordini, menu e report sono salvati online. Qualsiasi dispositivo autorizzato può accedere agli stessi dati, quindi un tablet in sala e un portatile in ufficio mostrano lo stesso ristorante.
Questa guida spiega cosa significa durante un turno di lavoro, usando come esempio il POS di Kappino. Affronta anche il limite che conta di più: la connessione.
Cosa serve per usarlo
Kappino funziona nel browser su iPad, tablet Android, PC Windows e Mac. L'app Kappino è su App Store e Google Play.
Per il resto del banco:
- Stampa: Kappino stampa scontrini e comande da 80 mm su stampanti collegate al tuo computer o tablet. I conti si possono anche inviare via email.
- Pagamenti con carta: Kappino funziona accanto al tuo terminale di pagamento e registra il pagamento. Puoi registrare contanti, carta, QR code, portafoglio digitale e pagamenti online.
- Cucina: gli ordini arrivano a un Kitchen Display System o a una stampante.
La nostra guida alla configurazione spiega come collegare terminale, stampante e schermo cucina.
Come si muove un ordine nel sistema
- Un cameriere apre l'ordine. Può farlo al tavolo su un tablet o a un terminale. I tavoli mostrano lo stato in tempo reale su una piantina visuale.
- L'ordine va in cucina. Invia in cucina lo manda allo schermo o alla stampante senza richiedere il pagamento, con extra, ingredienti rimossi, note e posto del cliente.
- L'ordine cambia. Se il cliente aggiunge un piatto, in cucina arrivano solo le nuove righe e ciò che è già in cottura non cambia. Una comanda sospesa può essere ripresa da qualsiasi terminale.
- Viene generato il conto. Prezzi IVA inclusa, coperto e sconti vengono applicati automaticamente. Il conto si può dividere per cliente, per articolo o per metodo di pagamento.
- I dati si aggiornano. La vendita arriva a dashboard e report non appena viene pagata, e gli ingredienti della ricetta di ogni piatto escono dal magazzino.
Dato che ogni dispositivo legge gli stessi dati, nessuno deve reinserire le vendite a fine serata.
Dove stanno i dati
Con un POS cloud, i dati del tuo ristorante si trovano sui server del fornitore, quindi è ragionevole chiedere dove sono quei server e chi può vedere i dati.
L'infrastruttura della piattaforma principale di Kappino è ospitata in Svizzera presso Infomaniak. All'interno del ristorante, l'accesso è controllato da una matrice di ruoli e permessi, che può anche limitare gli utenti alle sedi in cui lavorano. C'è un registro delle azioni principali, e i dispositivi smarriti o condivisi possono essere disconnessi dalla gestione di dispositivi e sessioni. Puoi anche esportare i tuoi dati, eliminare l'account dalle Impostazioni e creare backup firmati.
Cosa succede se cade internet
Un POS cloud dipende dalla sua connessione, ed è bene avere chiaro questo punto prima di sceglierne uno.
Kappino funziona online, quindi ha bisogno di una connessione a internet. Un'app desktop con modalità offline è in fase di sviluppo, ma non è ancora disponibile. Se il tuo locale ha una linea poco affidabile, tienine conto durante la configurazione, per esempio tenendo pronta una seconda connessione come un hotspot mobile.
Regole fiscali e IVA
Un POS deve rispettare le regole del Paese in cui viene usato. In Kappino i prezzi del menu sono IVA inclusa. Ogni piatto ha un'aliquota per sala e banco e un'altra per asporto e consegna, uno stesso conto può contenere più aliquote e ogni scontrino mostra il dettaglio IVA per aliquota.
I requisiti fiscali variano da Paese a Paese. Kappino supporta gli scontrini firmati TSE secondo la KassenSichV in Germania e gli scontrini elettronici tramite registratore telematico (RT) in Italia. Il nostro team conferma la configurazione fiscale adatta al tuo Paese durante l'attivazione. Puoi leggere di più nella nostra guida agli scontrini fiscali in Germania e Italia.
Lavorare su più sedi
Dato che i dati sono online, un titolare può controllare l'attività senza essere sul posto. In Kappino puoi passare da una sede all'altra o vederle tutte insieme, con i KPI di ogni sede. Trovi i dettagli nella pagina sulla gestione multisede. Le sedi aggiuntive fanno parte del piano Professional.
Domande da fare prima di iniziare
- Su quali dispositivi funziona, e puoi usare quelli che hai già?
- Cosa succede quando la connessione cade?
- Dove sono ospitati i tuoi dati, e puoi esportarli?
- Supporta le regole fiscali del tuo Paese?
- Puoi limitare ciò che ogni ruolo e sede può vedere?
- Una vendita aggiorna anche cucina, magazzino e report?
La nostra checklist su cosa cercare in un POS per ristorante va più a fondo.
