Une caisse cloud est un logiciel de caisse qui fonctionne sur des serveurs distants. Le personnel l'ouvre dans un navigateur ou une application, et les commandes, les cartes et les rapports sont stockés en ligne. Tout appareil autorisé peut accéder aux mêmes données : une tablette en salle et un ordinateur portable au bureau affichent donc le même restaurant.
Ce guide explique ce que cela signifie pendant un service, avec la caisse Kappino comme exemple. Il aborde aussi la limite qui compte le plus : la connexion.
Ce qu'il vous faut pour l'utiliser
Kappino fonctionne dans le navigateur sur iPad, tablettes Android, PC Windows et Mac. L'application Kappino est disponible sur l'App Store et Google Play.
Pour le reste du comptoir :
- Impression : Kappino imprime des tickets de caisse et des bons de cuisine de 80 mm sur des imprimantes connectées à votre ordinateur ou à votre tablette. Les additions peuvent aussi être envoyées par e-mail.
- Paiements par carte : Kappino fonctionne à côté de votre terminal de paiement existant et enregistre le paiement. Espèces, carte, QR code, portefeuille mobile et paiements en ligne peuvent tous être enregistrés.
- Cuisine : les commandes vont vers un écran de cuisine ou une imprimante.
Notre guide de configuration explique comment connecter le terminal, l'imprimante et l'écran de cuisine.
Comment une commande circule dans le système
- Un serveur ouvre la commande. Il peut le faire à table sur une tablette ou sur un terminal. Les tables affichent leur statut en direct sur un plan de salle visuel.
- La commande part en cuisine. « Envoyer en cuisine » la transmet à l'écran ou à l'imprimante sans encaissement, avec les suppléments, les ingrédients retirés, les notes et la place du client.
- La commande change. Si un client ajoute un plat, seules les nouvelles lignes arrivent en cuisine, et les plats déjà en préparation restent tels quels. Un ticket en attente peut être repris sur n'importe quel terminal.
- L'addition est générée. Les prix TVA comprise, le couvert et les remises sont appliqués automatiquement. L'addition peut être partagée par client, par article ou par mode de paiement.
- Les données se mettent à jour. La vente arrive dans le tableau de bord et les rapports dès qu'elle est réglée, et les ingrédients de la recette de chaque plat sortent du stock.
Comme chaque appareil lit les mêmes données, personne n'a à ressaisir les ventes en fin de soirée.
Où se trouvent les données
Avec une caisse cloud, les données de votre restaurant se trouvent sur les serveurs du fournisseur : il est donc normal de demander où sont ces serveurs et qui peut voir les données.
L'infrastructure principale de la plateforme Kappino est hébergée en Suisse chez Infomaniak. Dans le restaurant, l'accès est contrôlé par une matrice de rôles et d'autorisations, qui peut aussi limiter les utilisateurs aux établissements où ils travaillent. Les actions clés sont consignées dans un journal d'audit, et les appareils perdus ou partagés peuvent être déconnectés depuis la gestion des appareils et des sessions. Vous pouvez aussi exporter vos données, supprimer votre compte depuis les Paramètres et créer des sauvegardes signées.
Que se passe-t-il si Internet tombe
Une caisse cloud dépend de sa connexion, et mieux vaut être au clair sur ce point avant d'en choisir une.
Kappino fonctionne en ligne et a donc besoin d'une connexion Internet. Une application de bureau avec mode hors ligne est en développement, mais elle n'est pas encore disponible. Si votre établissement a une ligne peu fiable, prévoyez-le lors de la configuration, par exemple en gardant prête une seconde connexion comme un point d'accès mobile.
Règles fiscales et TVA
Une caisse doit respecter les règles du pays où elle fonctionne. Dans Kappino, les prix de la carte sont TVA comprise. Chaque plat a un taux pour la consommation sur place et au comptoir et un autre pour la vente à emporter et la livraison, une même addition peut comporter plusieurs taux, et chaque ticket affiche le détail de la TVA par taux.
Les exigences fiscales varient selon les pays. Kappino prend en charge les tickets signés par TSE conformément à la KassenSichV en Allemagne et les reçus électroniques via un registratore telematico (RT) en Italie. Notre équipe confirme la bonne configuration fiscale pour votre pays lors de l'intégration. Pour en savoir plus, lisez notre guide sur les tickets fiscaux en Allemagne et en Italie.
Travailler sur plusieurs sites
Comme les données sont en ligne, un propriétaire peut vérifier l'activité sans être sur place. Dans Kappino, vous pouvez passer d'un établissement à l'autre ou les voir tous ensemble, avec les KPI de chaque établissement. Voyez la page gestion multi-établissements pour plus de détails. Les établissements supplémentaires font partie de l'offre Professional.
Les questions à poser avant de commencer
- Sur quels appareils fonctionne-t-elle, et pouvez-vous utiliser ceux que vous possédez déjà ?
- Que se passe-t-il en cas de coupure de connexion ?
- Où vos données sont-elles hébergées, et pouvez-vous les exporter ?
- Prend-elle en charge les règles fiscales de votre pays ?
- Pouvez-vous limiter ce que chaque rôle et chaque établissement peuvent voir ?
- Une vente met-elle aussi à jour la cuisine, le stock et les rapports ?
Notre liste de contrôle sur ce qu'il faut regarder dans une caisse de restaurant va plus loin.
