Ein Cloud-Kassensystem ist Kassensoftware, die auf entfernten Servern läuft. Das Personal öffnet sie im Browser oder in einer App, und Bestellungen, Menüs und Berichte werden online gespeichert. Jedes autorisierte Gerät kann auf dieselben Daten zugreifen, sodass ein Tablet im Gastraum und ein Laptop im Büro dasselbe Restaurant zeigen.
Dieser Leitfaden erklärt, was das während einer Schicht bedeutet, am Beispiel des Kappino-Kassensystems. Er behandelt auch die Grenze, auf die es am meisten ankommt: die Verbindung.
Was Sie für den Betrieb brauchen
Kappino läuft im Browser auf iPads, Android-Tablets, Windows-PCs und Macs. Die Kappino-App gibt es im App Store und bei Google Play.
Für den Rest der Theke gilt:
- Drucken: Kappino druckt 80-mm-Belege und Küchenbons auf Druckern, die mit Ihrem Computer oder Tablet verbunden sind. Rechnungen lassen sich auch per E-Mail senden.
- Kartenzahlungen: Kappino arbeitet neben Ihrem vorhandenen Kartenterminal und erfasst die Zahlung. Bargeld, Karte, QR-Code, mobile Wallet und Online-Zahlungen lassen sich erfassen.
- Küche: Bestellungen gehen an einen Küchenmonitor oder einen Drucker.
Unsere Einrichtungsanleitung erklärt, wie Sie Terminal, Drucker und Küchenbildschirm verbinden.
So läuft eine Bestellung durch das System
- Eine Servicekraft eröffnet die Bestellung. Das geht am Tisch auf einem Tablet oder an einem Terminal. Tische zeigen ihren Status live auf einem visuellen Tischplan.
- Die Bestellung geht in die Küche. „An Küche senden“ schickt sie ohne Bezahlung an Monitor oder Drucker, mit Extras, entfernten Zutaten, Notizen und dem Platz des Gastes.
- Die Bestellung ändert sich. Bestellt ein Gast ein weiteres Gericht, erreichen nur die neuen Positionen die Küche, und was bereits gekocht wird, bleibt unverändert. Ein geparkter Bon lässt sich an jedem Terminal fortsetzen.
- Die Rechnung wird erstellt. Preise inklusive MwSt., Gedeckgebühr und Rabatte werden automatisch angewendet. Rechnungen lassen sich nach Gast, nach Artikel oder nach Zahlungsart teilen.
- Die Daten werden aktualisiert. Der Verkauf erscheint im Dashboard und in den Berichten, sobald er bezahlt ist, und die Zutaten aus dem Rezept jedes Gerichts verlassen das Lager.
Weil jedes Gerät dieselben Daten liest, muss niemand am Abend Verkäufe neu eintippen.
Wo die Daten liegen
Bei einem Cloud-Kassensystem liegen die Daten Ihres Restaurants auf den Servern des Anbieters. Es ist also sinnvoll zu fragen, wo diese Server stehen und wer die Daten sehen kann.
Die Infrastruktur der Kernplattform von Kappino wird in der Schweiz bei Infomaniak gehostet. Im Restaurant selbst wird der Zugriff über eine Rollen- und Berechtigungsmatrix gesteuert, die Benutzer auch auf die Filialen beschränken kann, in denen sie arbeiten. Wichtige Aktionen werden in einem Prüfprotokoll festgehalten, und verlorene oder geteilte Geräte lassen sich über die Geräte- und Sitzungsverwaltung abmelden. Außerdem können Sie Ihre Daten exportieren, Ihr Konto in den Einstellungen löschen und signierte Backups erstellen.
Was passiert, wenn das Internet ausfällt
Ein Cloud-Kassensystem hängt von seiner Verbindung ab, und darüber sollten Sie sich vor der Wahl im Klaren sein.
Kappino läuft online und braucht daher eine Internetverbindung. Eine Desktop-App mit Offline-Modus ist in Entwicklung, aber noch nicht verfügbar. Wenn Ihr Betrieb eine unzuverlässige Leitung hat, planen Sie das bei der Einrichtung ein, zum Beispiel indem Sie eine zweite Verbindung wie einen mobilen Hotspot bereithalten.
Steuer- und Fiskalregeln
Ein Kassensystem muss zu den Regeln des Landes passen, in dem es läuft. In Kappino sind Menüpreise inklusive MwSt. Jedes Gericht hat einen Satz für Restaurant und Theke und einen anderen für Takeaway und Lieferung, eine Rechnung kann mehrere Sätze enthalten, und jeder Beleg zeigt eine MwSt.-Aufschlüsselung je Satz.
Fiskalanforderungen unterscheiden sich von Land zu Land. Kappino unterstützt TSE-signierte Belege nach KassenSichV in Deutschland und elektronische Belege über einen Registratore Telematico (RT) in Italien. Unser Team bestätigt beim Onboarding die passende Fiskalkonfiguration für Ihr Land. Mehr dazu lesen Sie in unserem Leitfaden zu Fiskalbelegen in Deutschland und Italien.
Über mehrere Standorte arbeiten
Weil die Daten online sind, kann ein Inhaber den Betrieb prüfen, ohne vor Ort zu sein. In Kappino können Sie zwischen Filialen wechseln oder alle zusammen ansehen, mit KPIs für jede Filiale. Details finden Sie unter Verwaltung mehrerer Filialen. Zusätzliche Filialen gehören zum Tarif Professional.
Fragen, die Sie vor dem Start stellen sollten
- Auf welchen Geräten läuft es, und können Sie die vorhandenen nutzen?
- Was passiert bei einem Verbindungsausfall?
- Wo werden Ihre Daten gehostet, und können Sie sie exportieren?
- Unterstützt es die Fiskalregeln Ihres Landes?
- Können Sie einschränken, was jede Rolle und Filiale sehen kann?
- Aktualisiert ein Verkauf auch Küche, Lager und Berichte?
Unsere Checkliste dazu, worauf Sie bei einem Restaurant-Kassensystem achten sollten, geht weiter ins Detail.
