Chmurowy POS to oprogramowanie sprzedażowe działające na zdalnych serwerach. Personel otwiera je w przeglądarce lub aplikacji, a zamówienia, menu i raporty są przechowywane online. Każde autoryzowane urządzenie ma dostęp do tych samych danych, więc tablet na sali i laptop w biurze pokazują tę samą restaurację.
Ten poradnik wyjaśnia, co to oznacza podczas pracy na zmianie, na przykładzie systemu POS Kappino. Omawia też ograniczenie, które ma największe znaczenie: połączenie.
Czego potrzebujesz, by z niego korzystać
Kappino działa w przeglądarce na iPadach, tabletach z Androidem, komputerach z Windows i Macach. Aplikacja Kappino jest dostępna w App Store i Google Play.
Co z resztą stanowiska:
- Drukowanie: Kappino drukuje paragony i bony kuchenne 80 mm na drukarkach podłączonych do Twojego komputera lub tabletu. Rachunki można też wysyłać e-mailem.
- Płatności kartą: Kappino działa obok Twojego obecnego terminala płatniczego i zapisuje płatność. Możesz zapisywać gotówkę, kartę, kod QR, portfel mobilny i płatności online.
- Kuchnia: zamówienia trafiają na ekran kuchenny lub do drukarki.
Nasz poradnik konfiguracji opisuje podłączanie terminala, drukarki i ekranu kuchennego.
Jak zamówienie przechodzi przez system
- Kelner otwiera zamówienie. Może to zrobić przy stoliku na tablecie albo na terminalu. Stoliki pokazują status na żywo na wizualnym planie sali.
- Zamówienie trafia do kuchni. Wyślij do kuchni przekazuje je na ekran lub do drukarki bez przyjmowania płatności, z dodatkami, usuniętymi składnikami, uwagami i miejscem gościa.
- Zamówienie się zmienia. Jeśli gość dobierze danie, do kuchni trafiają tylko nowe pozycje, a dania już przygotowywane pozostają bez zmian. Wstrzymany bon można podjąć na dowolnym terminalu.
- Powstaje rachunek. Ceny z VAT, opłata za nakrycie i rabaty są stosowane automatycznie. Rachunek można podzielić według gościa, pozycji lub metody płatności.
- Dane się aktualizują. Sprzedaż trafia do panelu i raportów, gdy tylko zostanie opłacona, a składniki z receptury każdego dania schodzą z magazynu.
Ponieważ każde urządzenie czyta te same dane, nikt nie musi wieczorem ponownie wpisywać sprzedaży.
Gdzie są dane
W chmurowym POS dane Twojej restauracji znajdują się na serwerach dostawcy, więc warto zapytać, gdzie są te serwery i kto może widzieć dane.
Główna infrastruktura platformy Kappino jest hostowana w Szwajcarii u dostawcy Infomaniak. W samej restauracji dostęp kontroluje macierz ról i uprawnień, która może też ograniczać użytkowników do lokali, w których pracują. Kluczowe działania są zapisywane w dzienniku audytu, a zgubione lub współdzielone urządzenia można wylogować w zarządzaniu urządzeniami i sesjami. Możesz też eksportować dane, usunąć konto w Ustawieniach i tworzyć podpisane kopie zapasowe.
Co się dzieje, gdy nie ma internetu
Chmurowy POS zależy od połączenia i warto mieć to jasne, zanim go wybierzesz.
Kappino działa online, więc potrzebuje połączenia z internetem. Aplikacja desktopowa z trybem offline jest w przygotowaniu, ale nie jest jeszcze dostępna. Jeśli Twój lokal ma zawodne łącze, uwzględnij to podczas konfiguracji, na przykład trzymając w gotowości drugie połączenie, takie jak mobilny hotspot.
Zasady podatkowe i fiskalne
POS musi pasować do przepisów kraju, w którym działa. W Kappino ceny w menu zawierają VAT. Każde danie ma jedną stawkę dla posiłków na miejscu i przy ladzie, a drugą dla zamówień na wynos i dostaw, jeden rachunek może zawierać kilka stawek, a każdy paragon pokazuje rozbicie VAT według stawek.
Wymogi fiskalne różnią się w zależności od kraju. Kappino obsługuje paragony podpisywane przez TSE zgodnie z KassenSichV w Niemczech oraz paragony elektroniczne przez registratore telematico (RT) we Włoszech. Podczas wdrożenia nasz zespół potwierdza odpowiednią konfigurację fiskalną dla Twojego kraju. Więcej przeczytasz w naszym poradniku o paragonach fiskalnych w Niemczech i we Włoszech.
Praca w kilku lokalach
Ponieważ dane są online, właściciel może sprawdzić firmę, nie będąc na miejscu. W Kappino możesz przełączać się między lokalami lub oglądać wszystkie razem, z KPI dla każdego lokalu. Szczegóły znajdziesz na stronie o zarządzaniu wieloma lokalami. Dodatkowe lokale są częścią planu Professional.
Pytania, które warto zadać przed startem
- Na jakich urządzeniach działa i czy możesz użyć tych, które już masz?
- Co się dzieje przy awarii połączenia?
- Gdzie są hostowane Twoje dane i czy możesz je eksportować?
- Czy obsługuje przepisy fiskalne Twojego kraju?
- Czy możesz ograniczyć to, co widzi każda rola i każdy lokal?
- Czy sprzedaż aktualizuje też kuchnię, magazyn i raporty?
Nasza lista kontrolna o tym, na co zwrócić uwagę w systemie POS dla restauracji, idzie dalej.
