Un software per il magazzino alimentare tiene un registro sempre aggiornato di ciò che la cucina ha, di ciò che ha usato e di quanto è costato. Per un ristorante la parte utile è il collegamento con le vendite: quando vendi un piatto, gli ingredienti della sua ricetta escono dal magazzino senza che nessuno debba digitarli.
Questa guida segue un ingrediente lungo tutto il percorso, usando come esempio il sistema di magazzino di Kappino.
Passo 1: inserisci i tuoi articoli nel sistema
Tutto parte dall'elenco di ciò che acquisti: farina, mozzarella, latte d'avena, contenitori da asporto. In Kappino puoi aggiungere gli articoli uno alla volta o importare un file CSV nella procedura guidata Quick Setup. Se aggiungi un articolo che esiste già, le scorte vengono unite e non si crea un doppione.
A ogni articolo assegni poi un livello di riordino, cioè la quantità alla quale vuoi ricevere un avviso. I livelli si impostano per sede, perché due sedi raramente consumano un ingrediente allo stesso ritmo. La nostra guida su come impostare i livelli di riordino spiega come sceglierli.
Passo 2: collega gli ingredienti alle ricette
Un elenco di scorte segue le vendite solo quando i piatti sono collegati agli ingredienti. La ricetta indica al sistema quanto di ogni articolo serve per una porzione.
Kappino gestisce le ricette per formato e include le opzioni e gli extra scelti. Una pizza grande con mozzarella extra scala quindi più di una piccola senza extra. L'editor della voce di menu mostra anche il costo della ricetta e il margine per ogni formato, oltre al costo di ogni aggiunta.
Passo 3: lascia che ogni vendita aggiorni le scorte
Con le ricette a posto, ogni ordine al POS scala i suoi ingredienti. Se un ordine viene annullato, lo scarico viene annullato automaticamente.
L'elenco delle scorte classifica ogni articolo come Critico, Basso o Regolare rispetto al suo livello di riordino. Puoi cercare, filtrare le scorte basse e vedere il numero totale di SKU e il valore delle scorte di ogni sede.
Passo 4: registra le consegne all'arrivo
Le scorte devono anche salire, ed è qui che spesso la registrazione resta indietro. In Kappino registri una consegna, vedi in anteprima il nuovo livello di scorta prima di salvare e aggiorni il prezzo di costo nello stesso passaggio. Ogni ricevimento resta in uno storico consultabile.
I costi degli articoli seguono la media ponderata di ciò che hai ricevuto. Quando il prezzo di un fornitore cambia, i costi delle ricette e i margini dei piatti si aggiornano con l'arrivo delle nuove consegne.
Con i piani che includono la gestione del magazzino con AI, puoi anche caricare il documento del fornitore: una foto, un PDF, un foglio di calcolo o una fattura elettronica FatturaPA. Ogni scansione attende in una coda di revisione, e nulla arriva alle scorte finché qualcuno non la approva. La nostra guida all'importazione delle fatture elettroniche illustra ogni passaggio.
Passo 5: agisci sugli avvisi di scorta bassa
Gli articoli vengono segnalati nell'elenco delle scorte appena scendono sotto il livello di riordino. Kappino invia anche avvisi giornalieri nell'app, più un'email facoltativa per gli articoli esauriti o a livello critico.
Per ogni articolo puoi collegare più fornitori, ciascuno con il proprio codice SKU, prezzo per confezione, formato della confezione, tempo di consegna e ordine minimo, e indicare quello preferito. Chi fa l'ordine vede così dove comprare e in quale quantità.
Passo 6: registra ciò che non è mai arrivato al cliente
Le vendite spiegano la maggior parte dei movimenti di magazzino, ma non tutti. Anche gli articoli andati a male, danneggiati o caduti lasciano lo scaffale. Se nessuno li registra, i numeri del sistema e lo scaffale reale si allontanano a poco a poco.
Con la gestione degli sprechi, il personale registra una perdita con motivo, quantità e foto, e il valore perso viene calcolato. Gli analytics del magazzino AI raggruppano poi gli sprechi per motivo e mostrano le eccedenze e le scorte ferme, così puoi cercare una tendenza. Per idee pratiche, leggi la nostra guida su come ridurre gli sprechi alimentari.
Passo 7: controlla lo storico quando i numeri non tornano
Il software riduce la distanza tra scorte registrate e scorte reali, ma non sostituisce il conteggio. Le porzioni variano e qualcosa sfugge sempre. Un conteggio regolare, spiegato in come fare l'inventario del ristorante, mostra dove registro e scaffale non coincidono.
Quando succede, apri l'articolo. Kappino mostra dove si può acquistare, quali piatti lo usano e tutto lo storico d'uso: vendite, consegne ricevute, rettifiche manuali, sprechi, trasferimenti e storni.
Gestire più di una sede
In Kappino ogni sede ha le proprie scorte. Puoi passare da una sede all'altra o vederle tutte da un solo account, e tenere traccia degli sprechi per sede. Le scorte possono spostarsi tra le sedi con trasferimenti di magazzino approvati, e ogni responsabile di sede vede in tempo reale le proprie scorte.
Prevedere ciò che ti servirà
La gestione del magazzino con AI usa i consumi degli ultimi 90 giorni per prevedere l'uso degli ingredienti nella settimana successiva. Per ogni articolo vedi la domanda prevista, l'andamento settimanale, un livello di affidabilità e una quantità consigliata da acquistare. Questi suggerimenti non vengono mai applicati in automatico: sei tu a decidere cosa ordinare.
Quale piano di Kappino include cosa
- Starter: gestione dell'inventario e dei fornitori.
- Growth: aggiunge la gestione degli sprechi e la gestione dell'inventario con AI.
- Professional: aggiunge le sedi aggiuntive, che è ciò che rende utili i trasferimenti tra sedi.
I dettagli aggiornati sono nella pagina dei prezzi.
Domande da fare su qualsiasi sistema di magazzino
- Una vendita scala gli ingredienti in base alla ricetta, inclusi formati ed extra?
- Che cosa succede alle scorte quando un ordine viene annullato?
- Puoi vedere riga per riga perché un numero è cambiato?
- Le consegne aggiornano i prezzi di costo, e quei costi arrivano ai margini dei piatti?
- Gli sprechi vengono registrati con un motivo e un valore?
- Ogni sede ha scorte separate?
