Software für die Lebensmittel-Lagerverwaltung führt laufend Buch darüber, was eine Küche vorrätig hat, was sie verbraucht hat und was es gekostet hat. Für ein Restaurant ist vor allem die Verbindung zum Verkauf nützlich: Wird ein Gericht verkauft, verlassen die Zutaten aus seinem Rezept das Lager, ohne dass jemand sie eintippen muss.
Dieser Leitfaden begleitet eine Zutat durch diesen Ablauf, am Beispiel der Lagerverwaltung von Kappino.
Schritt 1: Erfassen Sie Ihre Artikel im System
Alles beginnt mit einer Liste dessen, was Sie einkaufen: Mehl, Mozzarella, Hafermilch, Takeaway-Boxen. In Kappino können Sie Artikel einzeln hinzufügen oder im Assistenten für die Schnelleinrichtung eine CSV-Datei importieren. Fügen Sie einen Artikel hinzu, den es schon gibt, wird der Bestand zusammengeführt und es entsteht kein Duplikat.
Danach erhält jeder Artikel ein Nachbestellniveau, also die Menge, bei der Sie gewarnt werden möchten. Die Niveaus werden je Standort festgelegt, denn zwei Filialen verbrauchen eine Zutat selten gleich schnell. Unser Leitfaden zum Festlegen von Nachbestellniveaus erklärt, wie Sie sie wählen.
Schritt 2: Verknüpfen Sie Zutaten mit Rezepten
Eine Bestandsliste folgt Ihren Verkäufen erst, wenn Gerichte mit Zutaten verbunden sind. Ein Rezept sagt dem System, wie viel von jedem Artikel eine Portion verbraucht.
Kappino führt Rezepte je Größe und berücksichtigt gewählte Optionen und Extras. Eine große Pizza mit extra Mozzarella bucht also mehr ab als eine kleine ohne Extras. Der Menüartikel-Editor zeigt außerdem Rezeptkosten und Marge für jede Größe sowie die Kosten jedes Zusatzes.
Schritt 3: Lassen Sie jeden Verkauf den Bestand aktualisieren
Sobald die Rezepte stehen, bucht jede Kassenbestellung ihre Zutaten ab. Wird eine Bestellung storniert, wird die Abbuchung automatisch rückgängig gemacht.
Die Bestandsliste markiert jeden Artikel gegenüber seinem Nachbestellniveau als „Kritisch“, „Niedrig“ oder „Ausreichend“. Sie können sie durchsuchen, nach niedrigem Bestand filtern und die Gesamtzahl der SKUs sowie den Bestandswert jeder Filiale sehen.
Schritt 4: Erfassen Sie Lieferungen beim Eintreffen
Der Bestand muss auch steigen, und genau hier hinkt die Erfassung oft hinterher. In Kappino erfassen Sie eine Lieferung, sehen vor dem Speichern den neuen Bestand in der Vorschau und aktualisieren im selben Schritt den Einkaufspreis. Jeder Wareneingang bleibt in einem durchsuchbaren Verlauf.
Die Artikelkosten folgen dem gewichteten Durchschnitt dessen, was Sie erhalten haben. Ändert sich der Preis eines Lieferanten, werden Rezeptkosten und Margen der Gerichte aktualisiert, sobald neue Lieferungen eintreffen.
In Tarifen mit KI-Lagerverwaltung können Sie auch das Dokument des Lieferanten hochladen: ein Foto, ein PDF, eine Tabelle oder eine italienische FatturaPA-E-Rechnung. Jeder Scan wartet in einer Prüfwarteschlange, und nichts gelangt in Ihren Bestand, bis jemand es freigibt. Unser Leitfaden zum E-Rechnungs-Import behandelt jeden Schritt.
Schritt 5: Reagieren Sie auf Warnungen bei niedrigem Bestand
Artikel werden in der Bestandsliste markiert, sobald sie ihr Nachbestellniveau unterschreiten. Kappino sendet außerdem tägliche Warnungen in der App sowie optional eine E-Mail für ausverkaufte oder kritisch niedrige Artikel.
Für jeden Artikel können Sie mehrere Lieferanten hinterlegen, jeweils mit eigener SKU, eigenem Packungspreis, eigener Packungsgröße, Lieferzeit und Mindestbestellmenge, und Ihren bevorzugten Lieferanten markieren. Wer die Bestellung aufgibt, sieht so, wo und in welcher Menge eingekauft wird.
Schritt 6: Erfassen Sie, was nie beim Gast ankam
Verkäufe erklären die meisten Lagerbewegungen, aber nicht alle. Auch Verdorbenes, Beschädigtes und Heruntergefallenes verlässt das Regal. Erfasst das niemand, driften die Zahlen im System und das echte Regal langsam auseinander.
Mit dem Abfallmanagement erfasst das Personal einen Verlust mit Grund, Menge und Fotos, und der abgeschriebene Wert wird berechnet. Die Analysen der KI-Lagerverwaltung gruppieren den Abfall dann nach Grund und zeigen Überbestände und Ladenhüter, sodass Sie nach einem Muster suchen können. Praktische Ideen finden Sie in unserem Leitfaden zum Reduzieren von Lebensmittelabfällen.
Schritt 7: Prüfen Sie den Verlauf, wenn Zahlen nicht stimmen
Software verkleinert den Abstand zwischen erfasstem und echtem Bestand, ersetzt aber das Zählen nicht. Portionen schwanken, und manches wird übersehen. Eine regelmäßige Zählung, erklärt in So machen Sie die Inventur im Restaurant, zeigt, wo Erfassung und Regal voneinander abweichen.
Wenn das passiert, öffnen Sie den Artikel. Kappino zeigt, wo er gekauft werden kann, welche Gerichte ihn verwenden, und seinen vollständigen Verbrauchsverlauf: Verkäufe, eingegangene Lieferungen, manuelle Korrekturen, Abfall, Umbuchungen und Stornierungen.
Mehr als einen Standort führen
In Kappino führt jede Filiale ihren eigenen Bestand. Sie können zwischen Filialen wechseln oder alle über ein Konto ansehen und den Abfall je Filiale verfolgen. Bestand kann über genehmigte Lagerumbuchungen zwischen Standorten bewegt werden, und jede Filialleitung sieht ihren eigenen Bestand in Echtzeit.
Vorhersagen, was Sie brauchen werden
Die KI-Lagerverwaltung nutzt den Verbrauch der letzten 90 Tage, um den Zutatenbedarf der kommenden Woche vorherzusagen. Für jeden Artikel sehen Sie den prognostizierten Bedarf, sein Wochenmuster, ein Konfidenzniveau und eine vorgeschlagene Einkaufsmenge. Diese Vorschläge werden nie automatisch übernommen. Sie entscheiden, was bestellt wird.
Welcher Kappino-Tarif was enthält
- Starter: Lager- & Lieferantenverwaltung.
- Growth: ergänzt Abfallmanagement und KI-Lagerverwaltung.
- Professional: ergänzt zusätzliche Filialen, und erst damit werden Umbuchungen zwischen Standorten relevant.
Die aktuellen Details finden Sie auf der Preisseite.
Fragen an jedes Lagersystem
- Bucht ein Verkauf Zutaten nach Rezept ab, einschließlich Größen und Extras?
- Was passiert mit dem Bestand, wenn eine Bestellung storniert wird?
- Können Sie Zeile für Zeile sehen, warum sich eine Zahl geändert hat?
- Aktualisieren Lieferungen die Einkaufspreise, und erreichen diese Kosten die Margen der Gerichte?
- Wird Abfall mit Grund und Wert erfasst?
- Führt jede Filiale einen eigenen Bestand?
