Jede Lieferung bringt Papierkram mit. Jede Rechnungszeile in die Lagersoftware abzutippen dauert und ist fehleranfällig, und wenn es liegen bleibt, stimmen Bestände nicht mehr und der Wareneinsatz wird unzuverlässig. Dieser Leitfaden erklärt, wie der E-Rechnungs-Import in Kappino AI Inventory eine Lieferantenrechnung liest und, nachdem jemand sie geprüft hat, Lager und Kosten aus demselben Dokument aktualisiert.
Schritt 1: Rechnung hochladen
Öffnen Sie in AI Inventory den Scanner und ziehen Sie eine Datei hinein oder öffnen Sie die Gerätekamera. Dateien dürfen bis zu 12 MB groß sein. Der Scanner nimmt an:
- Fotos (JPG, PNG, HEIC) von Papierrechnungen und Lieferscheinen, per OCR gelesen.
- PDFs, die Lieferanten per E-Mail schicken, auch gescannte Dokumente.
- Tabellen (XLSX, CSV) mit Rechnungen oder Lieferlisten.
- Italienische FatturaPA-E-Rechnungen als XML oder digital signierte .p7m-Dateien im Format FPR12 und FPA12, auch Sammeldateien.
Fotos, PDFs und Tabellen funktionieren für Lieferanten in jedem Land. Der FatturaPA-Import ist eine Ergänzung für Restaurants in Italien, wo Lieferanten strukturierte E-Rechnungen senden.
Warum eine italienische E-Rechnung exakt gelesen wird
Eine FatturaPA-E-Rechnung enthält bereits die strukturierten Daten des Lieferanten. Kappino liest das XML direkt, statt ein Bild zu scannen, sodass Mengen, Preise und MwSt. genau so ankommen, wie der Lieferant sie ausgestellt hat. Diese Dateien sind in der Prüfansicht als „Italienische E-Rechnung (XML)“ gekennzeichnet.
Kappino ist nicht direkt mit dem SDI verbunden. Laden Sie die XML- oder signierten .p7m-Dateien aus Ihrem E-Rechnungsportal, von Ihrem Dienstleister oder Ihrem Steuerberater herunter und dann in den Scanner hoch.
Schritt 2: Ergebnis in der Prüfwarteschlange kontrollieren
Nichts gelangt ohne Prüfung ins Lager. Jeder Scan wartet in der Prüfwarteschlange, mit einer Konfidenzstufe und einer „Warum?“-Erklärung für alles, worüber Kappino unsicher ist. Die Prüfansicht außerdem:
- gleicht die Zeilensummen mit den Rechnungssummen ab, sodass eine fehlende oder falsch gelesene Zeile auffällt;
- warnt, wenn dieselbe Datei oder eine mögliche doppelte Rechnung schon hochgeladen wurde, mit Link zum bestehenden Import;
- lehnt Gutschriften ab, sodass zurückgegebene Ware nie ins Lager gebucht wird.
Schritt 3: Korrigieren, was nötig ist
Bearbeiten Sie Mengen, Kosten oder den Artikel, dem eine Zeile zugeordnet ist, fügen Sie ein Ablaufdatum hinzu, überspringen Sie eine Zeile, die nicht ins Lager soll, oder ergänzen Sie eine Zeile, die der Leser übersehen hat. Ist die Packungsgröße unklar, fragt Kappino, wie viele Einheiten eine Packung enthält, und merkt sich die Antwort sowie die Artikelnummern jedes Lieferanten, sodass spätere Lieferungen automatisch zugeordnet werden.
Schritt 4: Freigeben und importieren
Wählen Sie Freigeben & importieren, wenn die Rechnung stimmt, oder Ablehnen, um das Lager unverändert zu lassen. Bei der Freigabe:
- wird jede Zeile dem Lager hinzugefügt, einem vorhandenen Artikel zugeordnet oder als neuer Artikel angelegt;
- wird die Rechnung unter Dokumente mit Lieferant, Nummer, Datum und Summen gespeichert;
- wird der Einkauf in der Ausgabenverwaltung erfasst, mit dem Lager als Quelle.
Lager und Kosten stammen damit aus demselben Dokument und können nicht auseinanderlaufen.
Was der Import mit Ihren Kosten macht
Die Artikelkosten folgen dem gewichteten Durchschnitt der eingegangenen Ware, sodass Rezepturkosten und Gerichtsmargen sich anpassen, wenn neue Lieferungen zu neuen Preisen kommen. Freigegebene Rechnungen fließen auch in die Analysen von AI Inventory ein: die Einkaufspreis-Historie jedes Artikels, Kostensteigerungen, COGS % und eine Nachschubprognose.
Vertrauenswürdige Lieferanten
Für Lieferanten, denen Sie vertrauen, können Sie den automatischen Import einschalten. Er ist standardmäßig aus, und auch wenn er an ist, überspringen nur Scans mit hoher Konfidenz und ohne unsichere Zeilen die Prüfwarteschlange. Alles andere wartet weiterhin auf einen Menschen.
Wenn etwas übersehen wurde
Mit „Dieses Dokument erneut lesen“ lesen Sie eine Rechnung erneut, vergleichen das Ergebnis mit dem Import und ergänzen fehlende Ware.
