Der Meldebestand ist die Lagermenge, bei der Sie nachbestellen. Ist er zu niedrig, geht Ihnen am Samstagabend die Ware aus; ist er zu hoch, liegt Geld im Regal, bis die Ware verdirbt. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie einen sinnvollen Meldebestand berechnen und wie die Kappino-Lagerverwaltung und AI Inventory Ihnen helfen, ihn für jeden Artikel aktuell zu halten.
Was ein Meldebestand abdecken muss
Ein guter Meldebestand deckt den Verbrauch bis zur nächsten Lieferung ab, plus einen Puffer für einen stärkeren Tag oder eine verspätete Lieferung. Dafür braucht es drei Zahlen:
- Durchschnittlicher Tagesverbrauch der Zutat.
- Lieferzeit: die Tage zwischen Bestellung und Wareneingang.
- Ein Sicherheitspuffer für Tage, die stärker sind als üblich.
Eine einfache Formel: Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen × Sicherheitsfaktor. Beispiel: Sie verbrauchen 8 Liter Milch am Tag und Ihr Lieferant liefert zwei Tage nach der Bestellung, also 8 × 2 = 16 Liter; mit einem Sicherheitsfaktor von 1,2 bis 1,3 liegt der Meldebestand bei etwa 19–21 Litern.
Schritt 1: Echte Verbrauchszahlen nutzen
Der Durchschnittsverbrauch ist nur so gut wie die Daten dahinter. In Kappino bucht jede Bestellung im Kassensystem automatisch die Zutaten der Rezeptur ab, je Größe und einschließlich der gewählten Optionen und Extras, und eine stornierte Bestellung macht die Abbuchung rückgängig. Öffnen Sie einen Artikel, um seine gesamte Verbrauchshistorie zu sehen: Verkäufe, Wareneingänge, manuelle Korrekturen, Abfall und Umbuchungen.
Schritt 2: Lieferzeiten der Lieferanten kennen
Jeder Artikel kann mit mehreren Lieferanten verknüpft werden, jeweils mit eigener Artikelnummer, Packungspreis, Packungsgröße, Lieferzeit und Mindestbestellmenge, und Sie können Ihren bevorzugten Lieferanten markieren. Mit der Lieferzeit am Artikel sehen Sie, wie viele Tage ein Meldebestand abdecken muss. Die Lieferantenverwaltung hält diese Angaben an einem Ort.
Schritt 3: Meldebestand festlegen
Jeder Artikel in Kappino hat einen Meldebestand. Wenn Sie mehrere Filialen führen, hat jede ihren eigenen Bestand und ihre eigenen Meldebestände, denn ein voller Standort in der Innenstadt und ein ruhigerer im Wohnviertel verbrauchen selten dieselben Mengen.
Schritt 4: Die Bestandsliste warnt Sie
Sind die Meldebestände festgelegt, übernimmt die Bestandsliste die Kontrolle:
- Jeder Artikel wird gegenüber seinem Meldebestand als Kritisch, Niedrig oder Gut markiert, sobald er die Grenze überschreitet.
- Ein Filter für niedrige Bestände zeigt nur, was bestellt werden muss.
- Ein täglicher Durchlauf erzeugt Hinweise in der App, und Admins und Leitungen können für ausverkaufte und kritisch niedrige Artikel eine E-Mail erhalten.
- Niedrige Bestände erscheinen auch im Panel „Hinweise und Aufgaben“ auf dem Dashboard.
Schritt 5: Vor der Bestellung die Prognose prüfen
Der Verbrauch ändert sich mit Saison, Speisekarte und Kalender. AI Inventory nutzt den Verbrauch der letzten 90 Tage, um den Zutatenbedarf der nächsten Woche vorherzusagen. Für jeden Artikel sehen Sie den erwarteten Bedarf, das Wochenmuster, eine Zuverlässigkeitsstufe und eine vorgeschlagene Bestellmenge. Vorschläge werden nie automatisch übernommen: Sie entscheiden, was bestellt wird.
Der Reiter Analysen ergänzt die andere Seite: Überbestände und Ladenhüter (Artikel mit zu vielen Tagen Reichweite oder ohne aktuellen Verbrauch), Artikel, die in den nächsten sieben Tagen ablaufen, und Nachbestellvorschläge für niedrige Bestände.
Schritt 6: Bestellen und Ware annehmen
Die Bestellung beim Lieferanten geben Sie auf wie bisher; Kappino versendet keine Bestellungen. Wenn die Lieferung kommt, erfassen Sie sie in Sekunden: Sie sehen den neuen Bestand vor dem Speichern und aktualisieren den Einkaufspreis. Oder Sie importieren die Lieferantenrechnung, und jede freigegebene Zeile wird dem Lager hinzugefügt. Die Artikelkosten folgen dem gewichteten Durchschnitt der eingegangenen Ware.
Schritt 7: Meldebestände regelmäßig prüfen
- Erhöhen Sie den Meldebestand bei Artikeln, die vor der Lieferung immer wieder auf Kritisch fallen.
- Senken Sie ihn bei Artikeln, die als Überbestand oder Ladenhüter erscheinen.
- Prüfen Sie die Werte, wenn sich Speisekarte oder Saison ändern.
- Sehen Sie sich den Abfall nach Grund an: Artikel, die abgelaufen weggeworfen werden, haben meist einen zu hohen Meldebestand.
