Le seuil de réapprovisionnement est la quantité en stock à laquelle vous passez la commande suivante. Trop bas, vous êtes en rupture un samedi soir ; trop haut, l’argent dort sur l’étagère jusqu’à ce que la marchandise périme. Ce guide explique comment calculer un seuil raisonnable, et comment la gestion des stocks Kappino et AI Inventory vous aident à le tenir à jour pour chaque article.
Ce que doit couvrir un seuil de réapprovisionnement
Un bon seuil couvre ce que vous utiliserez jusqu’à l’arrivée de la prochaine livraison, plus une marge pour une journée plus chargée ou une livraison en retard. Trois chiffres entrent en jeu :
- La consommation moyenne par jour de l’ingrédient.
- Le délai de livraison : les jours entre la commande et la réception.
- Une marge de sécurité pour les jours plus chargés que d’habitude.
Une formule simple : seuil de réapprovisionnement = consommation moyenne par jour × délai de livraison en jours × coefficient de sécurité. Par exemple, si vous utilisez 8 litres de lait par jour et que votre fournisseur livre deux jours après la commande, 8 × 2 = 16 litres ; avec un coefficient de sécurité de 1,2 à 1,3, le seuil est d’environ 19 à 21 litres.
Étape 1 : partir de consommations réelles
La consommation moyenne ne vaut que par les données qui la sous-tendent. Dans Kappino, chaque commande de caisse déduit automatiquement les ingrédients de la fiche technique, par format et y compris les options et suppléments choisis, et une commande annulée annule la déduction. Ouvrez un article pour voir tout son historique : ventes, livraisons reçues, ajustements manuels, pertes et transferts.
Étape 2 : connaître les délais de vos fournisseurs
Chaque article peut être lié à plusieurs fournisseurs, chacun avec sa référence, son prix et son conditionnement, son délai de livraison et son minimum de commande, et vous pouvez indiquer votre fournisseur préféré. Avoir les délais sur l’article vous dit combien de jours de stock le seuil doit couvrir. La gestion des fournisseurs réunit ces informations au même endroit.
Étape 3 : définir le seuil
Chaque article dans Kappino a un seuil de réapprovisionnement. Si vous avez plusieurs établissements, chacun garde son propre stock et ses propres seuils, car un établissement très fréquenté en centre-ville et un autre plus calme en quartier consomment rarement les mêmes quantités.
Étape 4 : laisser la liste de stock vous prévenir
Une fois les seuils définis, la liste de stock surveille pour vous :
- Chaque article est marqué Critique, Bas ou Correct par rapport à son seuil, dès qu’il le franchit.
- Un filtre stock bas n’affiche que ce qu’il faut commander.
- Un contrôle quotidien crée des alertes dans l’application, et les administrateurs et responsables peuvent recevoir un e-mail pour les articles en rupture ou à un niveau critique.
- Les stocks bas apparaissent aussi dans le panneau Alertes et tâches du tableau de bord.
Étape 5 : consulter la prévision avant de commander
La consommation change avec les saisons, la carte et le calendrier. AI Inventory utilise les 90 derniers jours de consommation pour prévoir l’utilisation des ingrédients la semaine suivante. Pour chaque article, vous voyez la demande prévue, son profil hebdomadaire, un niveau de confiance et une quantité d’achat suggérée. Les suggestions ne sont jamais appliquées automatiquement : c’est vous qui décidez quoi commander.
L’onglet Analyses complète le tableau : surstocks et stocks dormants (articles avec trop de jours de couverture ou sans utilisation récente), articles qui périment dans les sept prochains jours et suggestions de réapprovisionnement pour les stocks bas.
Étape 6 : commander et réceptionner
Vous passez la commande à votre fournisseur comme aujourd’hui ; Kappino n’envoie pas de bons de commande. Quand la livraison arrive, enregistrez-la en quelques secondes : prévisualisez le nouveau niveau de stock avant d’enregistrer et mettez à jour le prix de revient. Ou importez la facture du fournisseur, et chaque ligne approuvée est ajoutée au stock. Le coût des articles suit la moyenne pondérée de ce que vous avez reçu.
Étape 7 : revoir les seuils régulièrement
- Relevez le seuil des articles qui passent en Critique avant l’arrivée de la livraison.
- Abaissez le seuil des articles qui apparaissent en surstock ou en stock dormant.
- Revoyez les seuils quand la carte ou la saison change.
- Regardez les pertes par motif : les articles jetés parce que périmés ont généralement un seuil trop élevé.
