Chaque livraison arrive avec ses papiers. Saisir chaque ligne de facture dans le logiciel de stock prend du temps et entraîne des erreurs, et quand cela prend du retard, les niveaux de stock dérivent et le coût matière n’est plus fiable. Ce guide explique comment l’import de factures électroniques dans AI Inventory de Kappino lit une facture fournisseur et, une fois qu’une personne l’a vérifiée, met à jour le stock et les coûts à partir du même document.
Étape 1 : importer la facture
Dans AI Inventory, ouvrez le Scanner et faites glisser un fichier, ou ouvrez l’appareil photo de votre appareil. Les fichiers peuvent atteindre 12 Mo. Le Scanner accepte :
- Des photos (JPG, PNG, HEIC) de factures papier et de bons de livraison, lues par OCR.
- Des PDF envoyés par e-mail par les fournisseurs, y compris des documents numérisés.
- Des tableurs (XLSX, CSV) contenant des factures ou des listes de livraison.
- Des factures électroniques italiennes FatturaPA en XML ou en fichiers .p7m signés numériquement, aux formats FPR12 et FPA12, y compris les fichiers groupés.
Les photos, PDF et tableurs fonctionnent pour les fournisseurs de tous les pays. L’import FatturaPA est un plus pour les restaurants en Italie, où les fournisseurs envoient des factures électroniques structurées.
Pourquoi une facture électronique italienne est lue exactement
Une facture FatturaPA contient déjà les données structurées du fournisseur. Kappino lit directement le XML au lieu de numériser une image, si bien que les quantités, les prix et la TVA arrivent exactement tels que le fournisseur les a émis. Ces fichiers sont signalés comme « Facture électronique italienne (XML) » dans l’écran de vérification.
Kappino n’est pas connecté directement au SDI. Téléchargez les fichiers XML ou .p7m signés depuis votre portail de facturation électronique, votre intermédiaire ou votre expert-comptable, puis importez-les dans le Scanner.
Étape 2 : contrôler le résultat dans la file de vérification
Rien n’entre en stock sans vérification. Chaque numérisation attend dans la file de vérification avec un niveau de confiance et une explication « pourquoi ? » pour tout ce dont Kappino n’est pas sûr. L’écran de vérification :
- rapproche les totaux des lignes des totaux de la facture, pour qu’une ligne manquante ou mal lue saute aux yeux ;
- avertit quand le même fichier, ou une facture possiblement en double, a déjà été importé, avec un lien vers l’import existant ;
- refuse les avoirs, pour que les marchandises retournées ne soient jamais ajoutées au stock.
Étape 3 : corriger ce qui doit l’être
Modifiez les quantités, les coûts ou l’article associé à chaque ligne, ajoutez une date de péremption, ignorez une ligne que vous ne voulez pas en stock ou ajoutez une ligne que le lecteur a manquée. Quand le conditionnement n’est pas clair, Kappino demande combien d’unités contient un colis, puis retient la réponse et les références articles de chaque fournisseur, pour que les livraisons suivantes de ce fournisseur soient associées automatiquement.
Étape 4 : approuver et importer
Choisissez Approuver et importer quand la facture est correcte, ou Rejeter pour laisser votre stock inchangé. À l’approbation :
- chaque ligne est ajoutée au stock, associée à un article existant ou créée comme nouvel article ;
- la facture est enregistrée dans Documents avec son fournisseur, son numéro, sa date et ses totaux ;
- l’achat est enregistré dans la gestion des dépenses, avec le stock comme source.
Votre stock et vos coûts proviennent ainsi du même document et ne peuvent pas diverger.
Ce que l’import change dans vos coûts
Le coût des articles suit la moyenne pondérée de ce que vous avez reçu, si bien que le coût des fiches techniques et la marge des plats se mettent à jour quand des livraisons arrivent à de nouveaux prix. Les factures approuvées alimentent aussi les analyses d’AI Inventory : l’historique des prix d’achat de chaque article, les hausses de coûts, le ratio de coût des marchandises vendues et une prévision de réassort.
Fournisseurs de confiance
Pour les fournisseurs en qui vous avez confiance, vous pouvez activer l’import automatique. Il est désactivé par défaut et, même activé, seules les numérisations à haut niveau de confiance sans ligne incertaine passent outre la file de vérification. Tout le reste attend toujours une personne.
Si quelque chose a été oublié
Utilisez « Relire ce document » pour relire une facture, comparer le résultat avec ce qui a été importé et ajouter le stock manquant.
