Ogni consegna arriva con le sue carte. Ribattere ogni riga di fattura nel gestionale di magazzino è lento e facile da sbagliare, e quando salta, le giacenze si sfasano e il food cost smette di essere affidabile. Questa guida spiega come l’importazione delle fatture elettroniche in AI Inventory di Kappino legge una fattura del fornitore e, dopo il controllo di una persona, aggiorna magazzino e costi dallo stesso documento.
Passo 1: carica la fattura
In AI Inventory apri lo Scanner e trascina un file, oppure apri la fotocamera del dispositivo. I file possono arrivare a 12 MB. Lo Scanner accetta:
- Foto (JPG, PNG, HEIC) di fatture cartacee e documenti di trasporto, lette con OCR.
- PDF inviati dai fornitori, compresi i documenti scansionati.
- Fogli di calcolo (XLSX, CSV) con fatture o elenchi di consegna.
- Fatture elettroniche FatturaPA in XML o in file .p7m firmati digitalmente, nei formati FPR12 e FPA12, compresi i file con più fatture.
Foto, PDF e fogli di calcolo funzionano per fornitori di qualsiasi paese. L’importazione FatturaPA è un’opzione in più per i ristoranti in Italia, dove i fornitori inviano fatture elettroniche strutturate.
Perché una FatturaPA viene letta esattamente
Una fattura FatturaPA contiene già i dati strutturati del fornitore. Kappino legge direttamente l’XML invece di scansionare un’immagine, quindi quantità, prezzi e IVA arrivano esattamente come li ha emessi il fornitore. Nella schermata di revisione questi file sono etichettati come “Fattura elettronica italiana (XML)”.
Kappino non si collega direttamente allo SDI. Scarica i file XML o .p7m firmati dal tuo portale di fatturazione elettronica, dall’intermediario o dal commercialista, poi caricali nello Scanner.
Passo 2: controlla il risultato nella Coda di revisione
Nulla arriva in magazzino senza un controllo. Ogni scansione attende nella Coda di revisione con un livello di affidabilità e una spiegazione “perché?” per tutto ciò su cui Kappino non è sicuro. La schermata di revisione inoltre:
- riconcilia i totali delle righe con i totali della fattura, così una riga mancante o letta male salta all’occhio;
- avvisa quando lo stesso file, o una possibile fattura duplicata, è già stato caricato, con un link all’importazione esistente;
- rifiuta le note di credito, così la merce resa non viene mai aggiunta al magazzino.
Passo 3: correggi ciò che serve
Modifica quantità, costi o l’articolo abbinato a ogni riga, aggiungi una data di scadenza, salta una riga che non vuoi in magazzino o aggiungi una riga che il lettore non ha trovato. Quando il formato della confezione non è chiaro, Kappino chiede quante unità ci sono in una confezione e ricorda la risposta e i codici articolo di ogni fornitore, così le consegne successive di quel fornitore vengono abbinate automaticamente.
Passo 4: approva e importa
Scegli Approva e importa quando la fattura è corretta, oppure Rifiuta per lasciare il magazzino invariato. Con l’approvazione:
- ogni riga viene aggiunta al magazzino, abbinata a un articolo esistente o creata come nuovo articolo;
- la fattura viene salvata in Documenti con fornitore, numero, data e totali;
- l’acquisto viene registrato nelle Spese del ristorante, con il magazzino come origine.
Magazzino e costi arrivano così dallo stesso documento e non possono divergere.
Cosa cambia nei tuoi costi
I costi degli articoli seguono la media ponderata di ciò che hai ricevuto, quindi il costo delle ricette e i margini dei piatti si aggiornano quando arrivano consegne a prezzi nuovi. Le fatture approvate alimentano anche le analisi di AI Inventory: lo storico dei prezzi d’acquisto di ogni articolo, gli aumenti di costo, la percentuale di COGS e una previsione di riassortimento.
Fornitori di fiducia
Per i fornitori di cui ti fidi puoi attivare l’importazione automatica. È disattivata di default e, anche quando è attiva, saltano la Coda di revisione solo le scansioni ad alta affidabilità senza righe incerte. Tutto il resto aspetta comunque una persona.
Se qualcosa è sfuggito
Usa “Leggi di nuovo questo documento” per rileggere una fattura, confrontare il risultato con quanto importato e aggiungere la merce mancante.
