Każda dostawa przychodzi z dokumentami. Przepisywanie każdej pozycji faktury do programu magazynowego trwa i łatwo o błąd, a gdy się z tym nie nadąża, stany magazynowe się rozjeżdżają, a food cost przestaje być wiarygodny. Ten poradnik wyjaśnia, jak import e-faktur w Kappino AI Inventory odczytuje fakturę dostawcy i – po sprawdzeniu przez człowieka – aktualizuje magazyn i koszty z tego samego dokumentu.
Krok 1: prześlij fakturę
W AI Inventory otwórz Skaner i przeciągnij plik albo otwórz aparat urządzenia. Pliki mogą mieć do 12 MB. Skaner przyjmuje:
- Zdjęcia (JPG, PNG, HEIC) papierowych faktur i dowodów dostawy, odczytywane przez OCR.
- PDF-y wysyłane przez dostawców e-mailem, także skany.
- Arkusze (XLSX, CSV) z fakturami lub listami dostaw.
- Włoskie e-faktury FatturaPA w formacie XML lub jako podpisane cyfrowo pliki .p7m, w formatach FPR12 i FPA12, także pliki zbiorcze.
Zdjęcia, PDF-y i arkusze działają dla dostawców z każdego kraju. Import FatturaPA to dodatek dla restauracji we Włoszech, gdzie dostawcy wysyłają ustrukturyzowane e-faktury.
Dlaczego włoska e-faktura jest odczytywana dokładnie
E-faktura FatturaPA zawiera już ustrukturyzowane dane dostawcy. Kappino odczytuje XML bezpośrednio, zamiast skanować obraz, więc ilości, ceny i VAT trafiają dokładnie tak, jak wystawił je dostawca. W ekranie weryfikacji takie pliki są oznaczone jako „Włoska e-faktura (XML)”.
Kappino nie łączy się bezpośrednio z SDI. Pobierz pliki XML lub podpisane .p7m z portalu e-faktur, od pośrednika lub księgowego, a potem prześlij je do Skanera.
Krok 2: sprawdź wynik w Kolejce weryfikacji
Nic nie trafia do magazynu bez sprawdzenia. Każdy skan czeka w Kolejce weryfikacji z poziomem pewności i wyjaśnieniem „dlaczego?” dla wszystkiego, czego Kappino nie jest pewne. Ekran weryfikacji ponadto:
- uzgadnia sumy pozycji z sumami faktury, więc brakująca lub źle odczytana pozycja od razu się wyróżnia;
- ostrzega, gdy ten sam plik lub możliwy duplikat faktury był już przesłany, z linkiem do istniejącego importu;
- odrzuca faktury korygujące, więc zwrócony towar nigdy nie trafia do magazynu.
Krok 3: popraw, co trzeba
Edytuj ilości, koszty lub artykuł przypisany do pozycji, dodaj datę ważności, pomiń pozycję, której nie chcesz w magazynie, albo dodaj pozycję, którą czytnik przeoczył. Gdy wielkość opakowania jest niejasna, Kappino pyta, ile sztuk jest w jednym opakowaniu, i zapamiętuje odpowiedź oraz kody artykułów każdego dostawcy, więc kolejne dostawy od tego dostawcy dopasowują się automatycznie.
Krok 4: zatwierdź i zaimportuj
Wybierz Zatwierdź i zaimportuj, gdy faktura się zgadza, albo Odrzuć, by zostawić magazyn bez zmian. Po zatwierdzeniu:
- każda pozycja trafia do magazynu, dopasowana do istniejącego artykułu albo utworzona jako nowy;
- faktura zapisuje się w Dokumentach z dostawcą, numerem, datą i sumami;
- zakup jest rejestrowany w wydatkach restauracji, z magazynem jako źródłem.
Magazyn i koszty pochodzą więc z tego samego dokumentu i nie mogą się rozjechać.
Co import zmienia w twoich kosztach
Koszt artykułów to średnia ważona tego, co przyjąłeś, więc koszt receptur i marże dań aktualizują się, gdy przychodzą dostawy w nowych cenach. Zatwierdzone faktury zasilają też analitykę AI Inventory: historię cen zakupu każdego artykułu, wzrosty kosztów, udział COGS i prognozę uzupełnień.
Zaufani dostawcy
Dla dostawców, którym ufasz, możesz włączyć automatyczny import. Domyślnie jest wyłączony, a nawet po włączeniu Kolejkę weryfikacji pomijają tylko skany o wysokiej pewności bez niepewnych pozycji. Wszystko inne nadal czeka na człowieka.
Jeśli coś zostało pominięte
Użyj „Odczytaj ten dokument ponownie”, by jeszcze raz odczytać fakturę, porównać wynik z importem i dodać brakujący towar.
