Oprogramowanie do zarządzania magazynem żywności prowadzi bieżący zapis tego, co kuchnia ma, co zużyła i ile to kosztowało. W restauracji najbardziej przydatne jest połączenie ze sprzedażą: gdy sprzedajesz danie, składniki z jego receptury schodzą ze stanu bez ręcznego wpisywania.
Ten poradnik prowadzi jeden składnik przez cały ten proces, na przykładzie systemu magazynowego Kappino.
Krok 1: wprowadź swoje pozycje do systemu
Wszystko zaczyna się od listy tego, co kupujesz: mąki, mozzarelli, mleka owsianego, opakowań na wynos. W Kappino możesz dodawać pozycje pojedynczo albo zaimportować plik CSV w kreatorze Quick Setup. Jeśli dodasz pozycję, która już istnieje, stany zostaną scalone i nie powstanie duplikat.
Każda pozycja dostaje następnie poziom uzupełnienia, czyli ilość, przy której chcesz otrzymać ostrzeżenie. Poziomy ustawia się osobno dla każdego lokalu, bo dwa lokale rzadko zużywają składnik w tym samym tempie. Nasz poradnik o ustawianiu poziomów uzupełnienia wyjaśnia, jak je dobrać.
Krok 2: połącz składniki z recepturami
Lista zapasów podąża za sprzedażą dopiero wtedy, gdy dania są połączone ze składnikami. Receptura mówi systemowi, ile każdej pozycji zużywa jedna porcja.
Kappino obsługuje receptury według rozmiaru i uwzględnia wybrane opcje oraz dodatki. Duża pizza z dodatkową mozzarellą odejmuje więc więcej niż mała bez dodatków. Edytor pozycji menu pokazuje też koszt receptury i marżę dla każdego rozmiaru oraz koszt każdego dodatku.
Krok 3: pozwól, by każda sprzedaż aktualizowała stan
Gdy receptury są gotowe, każde zamówienie w POS odejmuje swoje składniki. Jeśli zamówienie zostanie anulowane, odjęcie jest automatycznie cofane.
Lista zapasów oznacza każdą pozycję jako Krytyczną, Niską lub Prawidłową względem poziomu uzupełnienia. Możesz ją przeszukiwać, filtrować niskie stany i sprawdzać łączną liczbę SKU oraz wartość zapasów każdego lokalu.
Krok 4: rejestruj dostawy, gdy przychodzą
Stan musi też rosnąć i właśnie tutaj zapisy często nie nadążają. W Kappino rejestrujesz dostawę, przed zapisaniem podglądasz nowy stan i w tym samym kroku aktualizujesz cenę zakupu. Każde przyjęcie zostaje w przeszukiwalnej historii.
Koszty pozycji podążają za średnią ważoną tego, co przyjmujesz w dostawach. Gdy cena dostawcy się zmienia, koszty receptur i marże dań aktualizują się wraz z nowymi dostawami.
W planach obejmujących zarządzanie magazynem z AI możesz też przesłać dokument od dostawcy: zdjęcie, PDF, arkusz kalkulacyjny lub włoską e-fakturę FatturaPA. Każdy skan czeka w kolejce weryfikacji i nic nie trafia do magazynu, dopóki ktoś tego nie zatwierdzi. Nasz poradnik o imporcie e-faktur omawia każdy krok.
Krok 5: reaguj na alerty o niskim stanie
Pozycje są oznaczane na liście zapasów, gdy tylko spadną poniżej poziomu uzupełnienia. Kappino wysyła też codzienne alerty w aplikacji oraz opcjonalnie e-mail w sprawie pozycji, których zabrakło lub których stan jest krytycznie niski.
Do każdej pozycji możesz przypisać kilku dostawców, każdego z własnym SKU, ceną opakowania, wielkością opakowania, czasem realizacji i minimalnym zamówieniem, oraz oznaczyć preferowanego. Osoba składająca zamówienie widzi więc, gdzie kupić i w jakiej ilości.
Krok 6: zapisuj to, co nigdy nie dotarło do gościa
Sprzedaż wyjaśnia większość ruchów magazynowych, ale nie wszystkie. Zepsute, uszkodzone i upuszczone produkty też znikają z półki. Jeśli nikt ich nie zapisuje, liczby w systemie i rzeczywisty stan półki powoli się rozjeżdżają.
Dzięki zarządzaniu odpadami personel zapisuje stratę z powodem, ilością i zdjęciami, a wartość odpisu jest obliczana. Analityka AI magazynu grupuje następnie odpady według powodu i pokazuje nadmierne zapasy oraz zapasy bez ruchu, dzięki czemu możesz szukać powtarzającego się wzorca. Praktyczne pomysły znajdziesz w naszym poradniku o ograniczaniu marnowania żywności.
Krok 7: sprawdź historię, gdy liczby się nie zgadzają
Oprogramowanie zmniejsza różnicę między stanem zapisanym a rzeczywistym, ale nie zastępuje liczenia. Porcje się różnią, a coś zawsze może umknąć. Regularne liczenie, opisane w poradniku jak przeprowadzić inwentaryzację w restauracji, pokazuje, gdzie zapis i półka się nie zgadzają.
Gdy tak się dzieje, otwórz pozycję. Kappino pokazuje, gdzie można ją kupić, które dania jej używają, oraz pełną historię zużycia: sprzedaż, przyjęte dostawy, ręczne korekty, odpady, transfery i cofnięcia.
Prowadzenie więcej niż jednego lokalu
W Kappino każdy lokal ma własne zapasy. Możesz przełączać się między lokalami lub oglądać wszystkie z jednego konta oraz śledzić odpady osobno dla każdego lokalu. Zapasy mogą przechodzić między lokalami dzięki zatwierdzanym transferom magazynowym, a każdy kierownik lokalu widzi własne zapasy w czasie rzeczywistym.
Prognozowanie tego, czego będziesz potrzebować
Zarządzanie magazynem z AI wykorzystuje zużycie z ostatnich 90 dni, aby przewidzieć zużycie składników w kolejnym tygodniu. Dla każdej pozycji widzisz prognozowany popyt, jej tygodniowy wzorzec, poziom pewności i sugerowaną ilość do zakupu. Te sugestie nigdy nie są stosowane automatycznie. To Ty decydujesz, co zamówić.
Który plan Kappino co obejmuje
- Starter: zarządzanie magazynem i dostawcami.
- Growth: dodaje zarządzanie odpadami i zarządzanie magazynem z AI.
- Professional: dodaje dodatkowe lokale, dzięki czemu transfery między lokalami nabierają znaczenia.
Aktualne szczegóły znajdziesz na stronie cennika.
Pytania, które warto zadać o każdy system magazynowy
- Czy sprzedaż odejmuje składniki według receptury, z uwzględnieniem rozmiarów i dodatków?
- Co dzieje się ze stanem, gdy zamówienie zostanie anulowane?
- Czy możesz zobaczyć, wiersz po wierszu, dlaczego liczba się zmieniła?
- Czy dostawy aktualizują ceny zakupu i czy te koszty docierają do marż dań?
- Czy odpady są zapisywane z powodem i wartością?
- Czy każdy lokal ma osobne zapasy?
