Un logiciel de gestion des stocks alimentaires tient un registre à jour de ce que la cuisine possède, de ce qu'elle a utilisé et de ce que cela a coûté. Pour un restaurant, l'intérêt réside dans le lien avec les ventes : quand un plat est vendu, les ingrédients de sa recette sortent du stock sans que personne n'ait à les saisir.
Ce guide suit un ingrédient tout au long de ce parcours, avec le système de gestion des stocks de Kappino comme exemple.
Étape 1 : saisissez vos articles dans le système
Tout commence par la liste de ce que vous achetez : farine, mozzarella, lait d'avoine, boîtes à emporter. Dans Kappino, vous pouvez ajouter les articles un par un ou importer un fichier CSV dans l'assistant de configuration rapide (Quick Setup). Si vous ajoutez un article qui existe déjà, le stock est fusionné et aucun doublon n'est créé.
Chaque article reçoit ensuite un seuil de réapprovisionnement, c'est-à-dire la quantité à laquelle vous voulez être alerté. Les seuils se définissent par établissement, car deux établissements consomment rarement un ingrédient au même rythme. Notre guide pour définir les seuils de réapprovisionnement explique comment les choisir.
Étape 2 : reliez les ingrédients aux recettes
Une liste de stock ne suit vos ventes que lorsque les plats sont reliés aux ingrédients. Une recette indique au système la quantité de chaque article utilisée pour une portion.
Kappino gère les recettes par taille et inclut les options et suppléments choisis. Une grande pizza avec supplément de mozzarella déduit donc davantage qu'une petite sans supplément. L'éditeur d'article de la carte affiche aussi le coût de la recette et la marge pour chaque taille, ainsi que le coût de chaque supplément.
Étape 3 : laissez chaque vente mettre à jour le stock
Une fois les recettes en place, chaque commande en caisse déduit ses ingrédients. Si une commande est annulée, la déduction est automatiquement annulée.
La liste de stock marque chaque article comme Critique, Bas ou Correct par rapport à son seuil de réapprovisionnement. Vous pouvez y effectuer une recherche, filtrer les stocks bas et voir le nombre total de références et la valeur du stock de chaque établissement.
Étape 4 : enregistrez les livraisons à leur arrivée
Le stock doit aussi remonter, et c'est souvent là que les enregistrements prennent du retard. Dans Kappino, vous enregistrez une livraison, prévisualisez le nouveau niveau de stock avant d'enregistrer et mettez à jour le prix de revient dans la même étape. Chaque réception reste dans un historique consultable.
Le coût des articles suit la moyenne pondérée de ce que vous avez reçu. Quand le prix d'un fournisseur change, les coûts des recettes et les marges des plats se mettent à jour à l'arrivée des nouvelles livraisons.
Avec les offres qui incluent la gestion des stocks par IA, vous pouvez aussi importer le document du fournisseur : une photo, un PDF, une feuille de calcul ou une facture électronique italienne FatturaPA. Chaque scan attend dans une file de vérification, et rien n'atteint votre stock tant que quelqu'un ne l'a pas approuvé. Notre guide sur l'import des factures électroniques détaille chaque étape.
Étape 5 : réagissez aux alertes de stock bas
Les articles sont signalés dans la liste de stock dès qu'ils passent sous leur seuil de réapprovisionnement. Kappino envoie aussi des alertes quotidiennes dans l'application, ainsi qu'un e-mail facultatif pour les articles en rupture ou à un niveau critique.
Pour chaque article, vous pouvez relier plusieurs fournisseurs, chacun avec sa référence, son prix par conditionnement, sa taille de conditionnement, son délai de livraison et sa commande minimale, et indiquer votre fournisseur préféré. La personne qui passe la commande voit ainsi où acheter et en quelle quantité.
Étape 6 : enregistrez ce qui n'est jamais arrivé jusqu'au client
Les ventes expliquent la plupart des mouvements de stock, mais pas tous. Les articles gâtés, abîmés ou tombés quittent eux aussi l'étagère. Si personne ne les enregistre, les chiffres du système et l'étagère réelle s'éloignent peu à peu.
Avec la gestion du gaspillage, le personnel enregistre une perte avec un motif, une quantité et des photos, et la valeur passée en perte est calculée. Les analyses de la gestion des stocks par IA regroupent ensuite les pertes par motif et affichent le surstock et le stock dormant, pour que vous puissiez repérer une tendance. Pour des idées pratiques, lisez notre guide pour réduire le gaspillage alimentaire.
Étape 7 : consultez l'historique quand les chiffres semblent faux
Un logiciel réduit l'écart entre le stock enregistré et le stock réel, mais il ne remplace pas le comptage. Les portions varient et certaines choses passent inaperçues. Un comptage régulier, expliqué dans comment faire l'inventaire d'un restaurant, montre où le registre et l'étagère ne concordent pas.
Dans ce cas, ouvrez l'article. Kappino indique où l'acheter, quels plats l'utilisent et tout son historique d'utilisation : ventes, livraisons reçues, ajustements manuels, pertes, transferts et annulations.
Gérer plus d'un établissement
Dans Kappino, chaque établissement garde son propre stock. Vous pouvez passer d'un établissement à l'autre ou les voir tous depuis un seul compte, et suivre les pertes par établissement. Le stock peut circuler entre les sites grâce à des transferts de stock approuvés, et chaque responsable d'établissement voit son propre stock en temps réel.
Prévoir ce dont vous aurez besoin
La gestion des stocks par IA utilise la consommation des 90 derniers jours pour prévoir l'utilisation des ingrédients la semaine suivante. Pour chaque article, vous voyez la demande prévue, sa tendance hebdomadaire, un niveau de confiance et une quantité d'achat suggérée. Ces suggestions ne sont jamais appliquées automatiquement. C'est vous qui décidez quoi commander.
Quelle offre Kappino comprend quoi
- Starter : gestion des stocks et des fournisseurs.
- Growth : ajoute la gestion du gaspillage et la gestion des stocks par IA.
- Professional : ajoute les établissements supplémentaires, ce qui rend utiles les transferts entre sites.
Les détails à jour se trouvent sur la page des tarifs.
Les questions à poser sur tout système de stock
- Une vente déduit-elle les ingrédients selon la recette, tailles et suppléments compris ?
- Que devient le stock lorsqu'une commande est annulée ?
- Pouvez-vous voir, ligne par ligne, pourquoi un chiffre a changé ?
- Les livraisons mettent-elles à jour les prix de revient, et ces coûts atteignent-ils les marges des plats ?
- Les pertes sont-elles enregistrées avec un motif et une valeur ?
- Chaque établissement a-t-il un stock séparé ?
