Una piantina su carta mostra dove sono i tavoli. Non dice quali sono liberi, quali aspettano il conto o come sistemare quattordici persone in un venerdì pieno. Questa guida spiega come organizzare la sala con la gestione tavoli e sala di Kappino, dal disegno del primo piano al servizio, con le prenotazioni collegate a ogni tavolo.
Passo 1: disegna piani e zone
Parti dagli spazi in cui servi davvero. Aggiungi un piano per ogni livello e, al suo interno, le zone: sala principale, terrazza, saletta privata. Ogni piano e ogni zona hanno la propria disposizione, così una terrazza aperta solo d’estate non ingombra la piantina il resto dell’anno.
Passo 2: posiziona i tavoli
Trascina i tavoli nella loro posizione. Kappino ha otto forme di tavolo e sei tipi di tavolo, e ogni tavolo indica il numero di sedie, così la piantina mostra la capienza reale e non solo il numero di tavoli. Dai a ogni tavolo il nome o il numero che il team usa già; in seguito i tavoli si possono cercare per nome o numero.
Alcune scelte da fare mentre disegni:
- Quali tavoli si uniscono spesso per i gruppi, così conosci le opzioni prima che arrivi la prenotazione.
- Quali tavoli vanno bene per quale numero di persone, in base alle sedie impostate.
- Come dividere i ranghi tra i camerieri. Il cameriere si può assegnare quando fai accomodare i clienti.
Passo 3: collega le prenotazioni
Quando arriva una prenotazione, controlla la disponibilità dei tavoli per data e ora. Per un gruppo numeroso si possono prenotare più tavoli insieme come un’unica prenotazione. Le prenotazioni dalla pagina di prenotazione online arrivano in attesa di conferma da parte del personale, con controllo delle doppie prenotazioni. Le prossime prenotazioni e gli eventi compaiono nella panoramica del servizio.
Passo 4: gestisci il servizio dalla piantina
Durante il servizio ogni tavolo mostra a tutto il team il suo stato in tempo reale: Libero, Occupato, Prenotato o Conto richiesto. Dal tavolo puoi:
- far accomodare i clienti e assegnare un cameriere;
- aprire il POS per aggiungere piatti all’ordine del tavolo;
- richiedere il conto e incassare;
- liberare il tavolo per i clienti successivi.
Filtra la piantina per stato per trovare, per esempio, tutti i tavoli in attesa del conto. Sulla dashboard, la vista Servizio in questo momento mostra quanto è piena la sala.
Passo 5: dividi e chiudi il conto
Il conto di un tavolo si può dividere per persona, per piatto o a mano, e la piantina mostra quanti conti divisi di ogni tavolo sono già pagati. Approfondisci nella nostra guida su conti divisi e scontrini.
Passo 6: organizza gli eventi senza toccare la disposizione abituale
Matrimoni, compleanni ed eventi aziendali spesso richiedono una sala diversa. Kappino ti permette di:
- spostare o nascondere tavoli per una sola data, senza cambiare la piantina abituale;
- creare zone temporanee per un evento che prendono in prestito tavoli e li restituiscono automaticamente;
- spostare un tavolo subito, oppure programmare lo spostamento.
Checklist per una disposizione che regge nelle serate piene
- Ogni piano e zona in cui servi è sulla piantina.
- Ogni tavolo ha la forma, il tipo e il numero di sedie giusti.
- I nomi dei tavoli corrispondono a quelli che il team usa a voce.
- I tavoli che si uniscono spesso sono vicini sulla piantina.
- Le disposizioni per gli eventi si impostano per la data, non cambiando la piantina abituale.
Tavoli e prenotazioni sono inclusi a partire dal piano Starter.
