I turni della settimana sono uno dei lavori più grandi in un ristorante, e uno dei più facili da sbagliare: turni copiati dalla settimana prima che sia piena o no, riposi controllati a mano e buchi coperti con un giro di telefonate. Questa guida costruisce una settimana passo dopo passo con la pianificazione turni con AI e la gestione del personale di Kappino, dall’elenco del team ai turni pubblicati.
Passo 1: imposta il team
Un piano turni vale quanto le informazioni su cui si basa. Ogni persona del team in Kappino ha un profilo con mansione, ruolo, aree, sede di lavoro, disponibilità e retribuzione (oraria, settimanale o mensile). Definisci i ruoli che il tuo locale usa davvero, come cameriere, chef, cuoco, barista, responsabile di sala o accoglienza, e tieni separati sala e cucina.
Qui si gestiscono anche le richieste di ferie e permessi: il personale fa la richiesta e un responsabile la approva o la rifiuta, così le assenze approvate sono note prima di pianificare la settimana.
Passo 2: pianifica per area
Il piano settimanale è organizzato per area, come Cucina, Bar e Sala. Trascina i turni, copiali e incollali, riusa la settimana precedente o applica un modello ricorrente per i turni che non cambiano mai. Turni spezzati e copertura di pranzo, cena e fine settimana si impostano per ogni persona.
Passo 3: prevedi quanto sarà piena la settimana
Invece di andare a intuito, avvia una previsione della domanda. Kappino analizza gli ordini degli ultimi 28 giorni per stimare quanto saranno pieni ogni giorno e ogni ora. Le festività si possono segnare come più intense, oppure come chiusura.
Passo 4: fai proporre un piano all’AI
Genera un piano a partire dalla previsione. L’AI assegna solo persone con il ruolo giusto e disponibili, e controlla il limite di ore, la durata massima del turno e il riposo minimo. Il piano è completamente reversibile e non viene pubblicato in automatico.
Con Confronta con l’AI vedi il tuo piano accanto a quello dell’AI, con ore, costo e turni di ciascuno, prima di scegliere quale tenere o come combinarli.
Passo 5: controlla il costo prima di pubblicare
La vista Personale e costi trasforma il piano in numeri:
- ore e costo pianificati per la settimana;
- costo del personale in percentuale sulle vendite rispetto al tuo obiettivo;
- turni con straordinari segnalati;
- una mappa di calore che mostra in quali giorni e ore sei sotto o sopra organico rispetto alla domanda.
Guardando più avanti, Kappino prevede il costo del personale delle prossime quattro settimane dai turni pubblicati e in bozza, e mostra una previsione del fabbisogno di assunzioni per area che confronta le ore di domanda con la capacità del team.
Passo 6: pubblica la settimana
Modifica ciò che vuoi, poi pubblica. Il team riceve la settimana pubblicata via email, più un promemoria dei turni del giorno dopo. Il personale vede i propri turni senza accedere ai dati sulla retribuzione. Scarica il piano in PDF o CSV se vuoi stamparlo anche in ufficio.
Durante la settimana: quando qualcuno si ammala
Trova sostituto suggerisce persone adatte al turno, anche da altre sedi, così il buco si copre senza giro di telefonate.
Eventi e banchetti
Per banchetti e catering, crea l’evento con i ruoli necessari, vedi quanto personale manca e completalo con Auto-staff.
Prendersi cura del team
Un elenco del rischio di abbandono basato su regole segnala le persone che potrebbero lasciare il lavoro, così puoi parlarci per tempo. I dati del team e del costo del personale si esportano in CSV.
Una routine settimanale
- Approva o rifiuta le richieste di ferie in attesa.
- Avvia la previsione della domanda per la settimana successiva.
- Genera il piano AI e confrontalo con la tua bozza.
- Controlla la percentuale del costo del personale rispetto all’obiettivo e la mappa di calore.
- Pubblica, e lascia che i promemoria via email facciano il resto.
