Der Wochendienstplan ist eine der größten Aufgaben im Restaurant und eine der fehleranfälligsten: Schichten werden von der Vorwoche kopiert, ob es voll wird oder nicht, Ruhezeiten werden von Hand geprüft und Lücken mit einer Runde Telefonate gefüllt. Dieser Leitfaden baut eine Woche Schritt für Schritt mit dem KI-Schichtplaner und der Personalverwaltung von Kappino auf, von der Teamliste bis zum veröffentlichten Dienstplan.
Schritt 1: Team anlegen
Ein Dienstplan ist nur so gut wie die Angaben dahinter. Jedes Teammitglied hat in Kappino ein Profil mit Position, Rolle, Bereichen, Arbeitsort, Verfügbarkeit und Vergütung (stündlich, wöchentlich oder monatlich). Legen Sie die Rollen fest, die Ihr Betrieb wirklich nutzt, etwa Servicekraft, Küchenchef, Koch, Barkeeper, Serviceleitung oder Empfang, und trennen Sie Service und Küche.
Auch Urlaubsanträge liegen hier: Das Personal beantragt freie Tage, eine Leitung genehmigt oder lehnt ab, sodass genehmigte Abwesenheiten vor der Wochenplanung bekannt sind.
Schritt 2: Nach Bereichen planen
Der Wochenplan ist nach Bereichen gegliedert, etwa Küche, Bar und Gastraum. Ziehen Sie Schichten an ihren Platz, kopieren und fügen Sie sie ein, übernehmen Sie die Vorwoche oder wenden Sie eine wiederkehrende Vorlage für Schichten an, die sich nie ändern. Geteilte Dienste sowie Mittag-, Abend- und Wochenenddeckung lassen sich pro Person festlegen.
Schritt 3: Prognostizieren, wie voll die Woche wird
Statt zu schätzen, starten Sie eine Nachfrageprognose. Kappino wertet die Bestellungen der letzten 28 Tage aus, um abzuschätzen, wie voll jeder Tag und jede Stunde wird. Feiertage lassen sich als stärker oder als geschlossen markieren.
Schritt 4: Die KI einen Plan vorschlagen lassen
Erstellen Sie aus der Prognose einen Plan. Die KI teilt nur Personen ein, die die passende Rolle haben und verfügbar sind, und prüft Stundengrenzen, maximale Schichtlänge und Mindestruhezeit. Der Plan lässt sich vollständig rückgängig machen und wird nicht automatisch veröffentlicht.
Mit Mit KI vergleichen sehen Sie Ihren eigenen Plan neben dem KI-Plan, jeweils mit Stunden, Kosten und Schichten, bevor Sie entscheiden, welchen Sie behalten oder wie Sie beide kombinieren.
Schritt 5: Kosten vor dem Veröffentlichen prüfen
Die Ansicht Personal & Kosten macht aus dem Plan Zahlen:
- geplante Stunden und Kosten der Woche;
- Personalkosten in Prozent vom Umsatz im Vergleich zu Ihrem Ziel;
- markierte Überstundenschichten;
- eine Heatmap, die zeigt, an welchen Tagen und zu welchen Stunden Sie im Verhältnis zur Nachfrage unter- oder überbesetzt sind.
Mit Blick nach vorn prognostiziert Kappino die Personalkosten der nächsten vier Wochen aus veröffentlichten und Entwurfsschichten und zeigt eine Prognose des Personalbedarfs nach Bereich, die Nachfragestunden mit der Kapazität Ihres Teams vergleicht.
Schritt 6: Die Woche veröffentlichen
Ändern Sie, was Sie möchten, und veröffentlichen Sie dann. Ihr Team erhält die veröffentlichte Woche per E-Mail, dazu eine Erinnerung an die Schichten des nächsten Tages. Das Personal sieht seine Schichten, ohne Zugriff auf Vergütungsdaten. Laden Sie den Plan als PDF oder CSV herunter, wenn Sie ihn auch im Büro aushängen möchten.
Während der Woche: wenn sich jemand krankmeldet
Vertretung finden schlägt passende Ersatzkräfte für die Schicht vor, auch aus anderen Filialen, sodass die Lücke ohne Telefonrunde geschlossen wird.
Veranstaltungen und Bankette
Für Bankette und Catering legen Sie die Veranstaltung mit den benötigten Rollen an, sehen die Besetzungslücke und füllen sie mit Auto-staff.
Das Team im Blick behalten
Eine regelbasierte Liste zum Fluktuationsrisiko zeigt Teammitglieder, die möglicherweise kündigen könnten, sodass Sie früh das Gespräch suchen können. Team- und Personalkostendaten lassen sich als CSV exportieren.
Eine wöchentliche Routine
- Offene Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen.
- Die Nachfrageprognose für die kommende Woche starten.
- Den KI-Plan erstellen und mit Ihrem Entwurf vergleichen.
- Personalkostenquote im Vergleich zum Ziel und die Heatmap prüfen.
- Veröffentlichen und die E-Mail-Erinnerungen den Rest erledigen lassen.
