Tygodniowy grafik to jedno z największych zadań w restauracji i jedno z tych, w których najłatwiej o błąd: zmiany kopiowane z poprzedniego tygodnia bez względu na ruch, odpoczynek sprawdzany ręcznie i luki łatane serią telefonów. Ten poradnik krok po kroku buduje tydzień z grafikiem pracy AI i zarządzaniem personelem w Kappino, od listy zespołu po opublikowany grafik.
Krok 1: skonfiguruj zespół
Grafik jest tak dobry jak dane, na których się opiera. Każdy członek zespołu ma w Kappino profil ze stanowiskiem, rolą, strefami, miejscem pracy, dostępnością i wynagrodzeniem (godzinowym, tygodniowym lub miesięcznym). Określ role, których twój lokal naprawdę używa, na przykład kelner, szef kuchni, kucharz, barman, kierownik sali lub hostessa, i oddziel salę od kuchni.
Tu są też wnioski urlopowe: pracownicy składają wniosek, a kierownik go zatwierdza lub odrzuca, więc zatwierdzone nieobecności są znane przed zaplanowaniem tygodnia.
Krok 2: planuj według stref
Tygodniowy grafik jest podzielony na strefy, takie jak Kuchnia, Bar i Sala. Przeciągaj zmiany, kopiuj je i wklejaj, wykorzystaj poprzedni tydzień albo zastosuj szablon cykliczny dla zmian, które się nie zmieniają. Zmiany dzielone oraz obsadę na obiad, kolację i weekend ustawia się dla każdej osoby.
Krok 3: przewidź, jak ruchliwy będzie tydzień
Zamiast zgadywać, uruchom prognozę popytu. Kappino analizuje zamówienia z ostatnich 28 dni, by oszacować ruch w każdym dniu i każdej godzinie. Święta można oznaczyć jako bardziej ruchliwe albo jako dni zamknięcia.
Krok 4: pozwól AI zaproponować plan
Wygeneruj plan na podstawie prognozy. AI przydziela tylko osoby z właściwą rolą, które są dostępne, i sprawdza limity godzin, maksymalną długość zmiany i minimalny odpoczynek. Plan można w pełni cofnąć i nie jest publikowany automatycznie.
Dzięki Porównaj z AI widzisz swój grafik obok planu AI, z godzinami, kosztem i zmianami każdego z nich, zanim zdecydujesz, który zostawić lub jak je połączyć.
Krok 5: sprawdź koszty przed publikacją
Widok Praca i koszty zamienia grafik w liczby:
- zaplanowane godziny i koszt na tydzień;
- koszt pracy jako procent sprzedaży względem twojego celu;
- oznaczone zmiany z nadgodzinami;
- mapa cieplna pokazująca, w które dni i godziny obsada jest za mała lub za duża względem popytu.
Patrząc dalej, Kappino prognozuje koszt pracy na kolejne cztery tygodnie na podstawie opublikowanych i roboczych zmian oraz pokazuje prognozę potrzeb kadrowych według stref, porównując godziny popytu z możliwościami zespołu.
Krok 6: opublikuj tydzień
Zmień, co chcesz, i opublikuj. Zespół dostaje opublikowany tydzień e-mailem oraz przypomnienie o zmianach na następny dzień. Pracownicy widzą swoje zmiany bez dostępu do danych o wynagrodzeniach. Pobierz grafik w PDF lub CSV, jeśli chcesz go też wywiesić na zapleczu.
W trakcie tygodnia: gdy ktoś zachoruje
Znajdź zastępstwo podpowiada osoby pasujące do zmiany, także z innych lokali, więc lukę zamykasz bez serii telefonów.
Wydarzenia i bankiety
Dla bankietów i cateringu utwórz wydarzenie z potrzebnymi rolami, zobacz brakującą obsadę i uzupełnij ją przez Auto-staff.
Dbanie o zespół
Lista ryzyka odejścia oparta na regułach wskazuje osoby, które mogą chcieć odejść, więc możesz z nimi porozmawiać wcześniej. Dane zespołu i kosztów pracy można wyeksportować do CSV.
Cotygodniowa rutyna
- Zatwierdź lub odrzuć oczekujące wnioski urlopowe.
- Uruchom prognozę popytu na kolejny tydzień.
- Wygeneruj plan AI i porównaj go ze swoim szkicem.
- Sprawdź udział kosztów pracy względem celu i mapę cieplną.
- Opublikuj, a resztę zrobią przypomnienia e-mail.
