Le planning de la semaine est l’une des plus grosses tâches d’un restaurant, et l’une des plus faciles à rater : des services recopiés de la semaine précédente, que l’on attende du monde ou non, des repos vérifiés à la main et des trous comblés par une série d’appels. Ce guide construit une semaine étape par étape avec le planning des équipes par IA et la gestion du personnel de Kappino, de la liste de l’équipe jusqu’au planning publié.
Étape 1 : configurer l’équipe
Un planning ne vaut que par les informations qui le sous-tendent. Chaque membre de l’équipe a un profil dans Kappino avec son poste, son rôle, ses zones, son lieu de travail, ses disponibilités et sa rémunération (horaire, hebdomadaire ou mensuelle). Définissez les rôles que votre établissement utilise vraiment, comme serveur, chef, cuisinier, barman, responsable de salle ou accueil, et séparez la salle de la cuisine.
Les demandes de congés y figurent aussi : le personnel les dépose, un responsable les accepte ou les refuse, et les absences validées sont connues avant de planifier la semaine.
Étape 2 : planifier par zone
Le planning hebdomadaire est organisé par zone, comme Cuisine, Bar et Salle. Faites glisser les services, copiez-les et collez-les, reprenez la semaine précédente ou appliquez un modèle récurrent pour les services qui ne changent jamais. Coupures et couverture du midi, du soir et du week-end se règlent pour chaque personne.
Étape 3 : prévoir l’affluence de la semaine
Au lieu de deviner, lancez une prévision de la demande. Kappino analyse les commandes des 28 derniers jours pour estimer l’affluence de chaque jour et de chaque heure. Les jours fériés peuvent être marqués comme plus chargés, ou comme fermés.
Étape 4 : laisser l’IA proposer un planning
Générez un planning à partir de la prévision. L’IA n’affecte que des personnes qui ont le bon rôle et qui sont disponibles, et elle vérifie les plafonds d’heures, la durée maximale d’un service et le repos minimum. Le planning est entièrement réversible et n’est jamais publié automatiquement.
Avec Comparer avec l’IA, voyez votre planning à côté de celui de l’IA, avec les heures, le coût et les services de chacun, avant de choisir lequel garder ou comment les combiner.
Étape 5 : vérifier le coût avant de publier
La vue Personnel et coûts transforme le planning en chiffres :
- heures et coût prévus pour la semaine ;
- coût du personnel en pourcentage des ventes par rapport à votre objectif ;
- services en heures supplémentaires signalés ;
- une carte de chaleur qui montre les jours et heures en sous-effectif ou en sureffectif par rapport à la demande.
Plus loin, Kappino prévoit le coût du personnel des quatre prochaines semaines à partir des services publiés et en brouillon, et affiche une prévision des besoins de recrutement par zone qui compare les heures de demande à la capacité de votre équipe.
Étape 6 : publier la semaine
Modifiez ce que vous voulez, puis publiez. Votre équipe reçoit la semaine publiée par e-mail, ainsi qu’un rappel des services du lendemain. Le personnel voit ses services sans accéder aux données de rémunération. Téléchargez le planning en PDF ou CSV si vous voulez aussi l’afficher au bureau.
En cours de semaine : quand quelqu’un est malade
Trouver un remplaçant propose des personnes adaptées au service, y compris dans d’autres établissements, pour combler le trou sans série d’appels.
Événements et banquets
Pour les banquets et le traiteur, créez l’événement avec les rôles nécessaires, voyez le manque de personnel et complétez-le avec Auto-staff.
Prendre soin de l’équipe
Une liste de risque de départ, fondée sur des règles, signale les membres de l’équipe susceptibles de partir, pour en parler avec eux à temps. Les données de l’équipe et du coût du personnel s’exportent en CSV.
Une routine hebdomadaire
- Accepter ou refuser les demandes de congés en attente.
- Lancer la prévision de la demande pour la semaine suivante.
- Générer le planning de l’IA et le comparer à votre brouillon.
- Vérifier le ratio de coût du personnel par rapport à l’objectif et la carte de chaleur.
- Publier, et laisser les rappels par e-mail faire le reste.
