Ein Tischplan auf Papier zeigt, wo die Tische stehen. Er zeigt nicht, welche frei sind, welche auf die Rechnung warten oder wie Sie an einem vollen Freitag vierzehn Personen unterbringen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Ihren Gastraum mit der Tisch- und Raumplanung von Kappino planen – vom Zeichnen der ersten Etage bis zum Service, mit Reservierungen, die mit jedem Tisch verknüpft sind.
Schritt 1: Etagen und Bereiche zeichnen
Beginnen Sie mit den Räumen, in denen Sie tatsächlich servieren. Legen Sie für jede Ebene eine Etage an und darin die Bereiche: Hauptraum, Terrasse, Separee. Jede Etage und jeder Bereich hat ein eigenes Layout, sodass eine Terrasse, die nur im Sommer offen ist, den Plan den Rest des Jahres nicht überlädt.
Schritt 2: Tische platzieren
Ziehen Sie die Tische an ihren Platz. Kappino bietet acht Tischformen und sechs Tischtypen, und jeder Tisch trägt seine Stuhlzahl, sodass der Plan die echte Kapazität zeigt und nicht nur die Zahl der Tische. Geben Sie jedem Tisch den Namen oder die Nummer, die Ihr Team bereits verwendet; später lassen sich Tische nach Name oder Nummer suchen.
Ein paar Punkte, die Sie beim Zeichnen entscheiden sollten:
- Welche Tische oft zusammengestellt werden für Gruppen, damit Sie die Möglichkeiten kennen, bevor die Buchung kommt.
- Welche Tische zu welcher Gruppengröße passen, anhand der eingestellten Stühle.
- Wie sich die Stationen auf das Servicepersonal verteilen. Eine Servicekraft kann beim Platzieren der Gäste zugeordnet werden.
Schritt 3: Reservierungen verknüpfen
Kommt eine Buchung herein, prüfen Sie die Tischverfügbarkeit für Datum und Uhrzeit. Für eine große Gruppe lassen sich mehrere Tische gemeinsam als eine Reservierung buchen. Buchungen über die Online-Buchungsseite kommen als offen herein, damit das Personal sie bestätigt, mit Prüfung auf Doppelbuchungen. Anstehende Reservierungen und Veranstaltungen erscheinen in der Serviceübersicht.
Schritt 4: Den Service vom Plan aus steuern
Im Service zeigt jeder Tisch dem ganzen Team seinen Live-Status: Frei, Besetzt, Reserviert oder Rechnung angefordert. Vom Tisch aus können Sie:
- Gäste platzieren und eine Servicekraft zuordnen;
- das Kassensystem öffnen, um der Bestellung des Tisches etwas hinzuzufügen;
- die Rechnung anfordern und kassieren;
- den Tisch für die nächsten Gäste freigeben.
Filtern Sie den Plan nach Status, um zum Beispiel alle Tische zu finden, die auf die Rechnung warten. Auf dem Dashboard zeigt die Ansicht „Service gerade jetzt“, wie voll der Gastraum ist.
Schritt 5: Teilen und abrechnen
Die Rechnung eines Tisches lässt sich nach Gast, nach Position oder von Hand teilen, und der Plan zeigt, wie viele Teilkonten je Tisch bereits bezahlt sind. Mehr dazu in unserem Leitfaden zu geteilten Rechnungen und Belegen.
Schritt 6: Veranstaltungen planen, ohne das normale Layout zu ändern
Hochzeiten, Geburtstage und Firmenfeiern brauchen oft einen anderen Raum. In Kappino können Sie:
- Tische für ein einzelnes Datum umstellen oder ausblenden, ohne Ihren normalen Tischplan zu ändern;
- temporäre Bereiche für eine Veranstaltung anlegen, die Tische ausleihen und automatisch zurückgeben;
- einen Tisch sofort verschieben oder die Verschiebung planen.
Checkliste für ein Layout, das an vollen Abenden funktioniert
- Jede Etage und jeder Bereich, in dem Sie servieren, ist im Plan.
- Jeder Tisch hat die richtige Form, den richtigen Typ und die richtige Stuhlzahl.
- Die Tischnamen entsprechen dem, was das Team laut sagt.
- Tische, die oft kombiniert werden, liegen im Plan nebeneinander.
- Layouts für Veranstaltungen werden für das Datum eingerichtet, nicht durch Ändern des normalen Plans.
Tische und Reservierungen sind ab dem Starter-Tarif enthalten.
