Un plan de salle sur papier montre où sont les tables. Il ne dit pas lesquelles sont libres, lesquelles attendent l’addition, ni comment installer quatorze personnes un vendredi complet. Ce guide explique comment organiser votre salle avec la gestion du plan de salle de Kappino, du dessin du premier étage jusqu’au service, avec des réservations liées à chaque table.
Étape 1 : dessiner les étages et les zones
Commencez par les espaces où vous servez réellement. Ajoutez un étage pour chaque niveau et, à l’intérieur, des zones : salle principale, terrasse, salon privé. Chaque étage et chaque zone a sa propre disposition, pour qu’une terrasse ouverte seulement l’été n’encombre pas le plan le reste de l’année.
Étape 2 : placer les tables
Faites glisser les tables à leur place. Kappino propose huit formes de table et six types de table, et chaque table indique son nombre de chaises, pour que le plan montre la capacité réelle et pas seulement le nombre de tables. Donnez à chaque table le nom ou le numéro que votre équipe utilise déjà ; les tables se recherchent ensuite par nom ou par numéro.
Quelques points à trancher en dessinant :
- Quelles tables sont souvent réunies pour les groupes, pour connaître vos options avant l’arrivée de la réservation.
- Quelles tables conviennent à quelle taille de groupe, d’après les chaises définies.
- Comment répartir les rangs entre les serveurs. Un serveur peut être attribué au moment d’installer les clients.
Étape 3 : lier les réservations
Quand une réservation arrive, vérifiez la disponibilité des tables pour sa date et son heure. Pour un grand groupe, plusieurs tables peuvent être réservées ensemble en une seule réservation. Les réservations de la page de réservation en ligne arrivent en attente pour que l’équipe les confirme, avec un contrôle des doubles réservations. Les prochaines réservations et les événements apparaissent dans la vue d’ensemble du service.
Étape 4 : mener le service depuis le plan
Pendant le service, chaque table affiche son statut en direct pour toute l’équipe : Libre, Occupée, Réservée ou Addition demandée. Depuis la table, vous pouvez :
- installer les clients et attribuer un serveur ;
- ouvrir la caisse pour ajouter des plats à la commande de la table ;
- demander l’addition et encaisser ;
- libérer la table pour les clients suivants.
Filtrez le plan par statut pour trouver, par exemple, toutes les tables qui attendent l’addition. Sur le tableau de bord, la vue du service en ce moment montre le remplissage de la salle.
Étape 5 : partager et régler
L’addition d’une table se partage par client, par article ou à la main, et le plan indique combien de parts sont déjà payées sur chaque table. Pour en savoir plus, lisez notre guide sur le partage d’addition et les tickets.
Étape 6 : prévoir un événement sans toucher à la disposition habituelle
Mariages, anniversaires et événements d’entreprise demandent souvent une autre salle. Kappino vous permet de :
- réorganiser ou masquer des tables pour une seule date, sans modifier votre plan habituel ;
- créer des zones temporaires pour un événement, qui empruntent des tables et les rendent automatiquement ;
- déplacer une table tout de suite, ou programmer le déplacement.
Check-list pour une disposition qui tient les soirs de rush
- Chaque étage et chaque zone où vous servez figure sur le plan.
- Chaque table a la bonne forme, le bon type et le bon nombre de chaises.
- Les noms des tables correspondent à ceux que l’équipe utilise à voix haute.
- Les tables souvent réunies sont côte à côte sur le plan.
- Les plans d’événement se définissent pour la date, pas en modifiant le plan habituel.
Les tables et les réservations sont incluses dès la formule Starter.
